Informatiemanagement

Oftewel de vraag waar je de stukjes interessante informatie die je oppikt, opslaat en terugvindt. Dat lijkt simpel en is het voor het overgrote deel van de kenniswerkers allerminst. Daar gaat dit artikel van Martijn Aslander over.

Want waar komt de meeste informatie eigenlijk vandaan? Niet uit het systeem. Niet uit een rapport. Niet uit een beleidsstuk. Maar uit een podcast die iemand onderweg luistert. Een artikel op LinkedIn. Een ingeving in de file. Een opmerking van een collega bij het koffieapparaat.

Ik herken dat ik onderweg allemaal dingen oppik

Uit boeken, artikelen, videos, gesprekken met mensen enzovoort. Op het moment dat ik het tegenkom heeft het mijn interesse en sla ik het op.

Op een volstrekt willekeurig volgend moment krijgt het waarde

In een gesprek of als ik een stuk lees of schrijf voor een klant. Dan kan ik het koppelen aan iets dat besproken wordt, iets dat nodig is, input vraagt of nog iets anders.

Hoe dan ook; in vrijwel ieder gesprek dat ik voer gaat er op enig moment een deurtje open in mijn hoofd. Achter dat deurtje zit een woord, een zin, een beeld van iets dat ik las of zag. Dankzij mijn PKM systeem (persoonlijk kennismanagement) kan ik het in vrijwel alle gevallen binnen no time reproduceren. Hoewel het niet altijd een voltreffer is, voegt het altijd iets toe aan het gesprek en het onderwerp.

Ik heb lang gedacht dat het vooral mijn generalistische en ernstig nieuwsgierige brein was dat hiervoor zorgde.

Informatiemanagement als vaardigheid

Nu realiseer ik me dat ik ooit begonnen ben mezelf de vaardigheid van informatiemanagement aan te leren. Met vallen, opstaan en met enige regelmaat grondig opruimen of herstructureren. PKM (persoonlijke kennismanagement) en mijn generalistische brein blijken dikke vrienden te zijn!

En je kunt dit dus leren

Je zou dit moeten leren. Het scheelt je niet alleen tijd, je krijgt er ook betere ideeën, creativiteit en onverwacht goede oplossingen voor terug.

In het afgelopen jaar heb ik bijna iedere Digitale Fitheid meetup bezocht. Dat is niet alleen heel gezellig, zelfs voor een introvert als ik, het is vooral heel leerzaam. Sterk spul zoals Mark Meinema zegt😃 Niet zomaar praten over slimme dingen, maar laten zien en aan de slag. Daardoor heb ik in het afgelopen jaar hele grote stappen gemaakt in het verbeteren van mijn algemene digitale fitheid en mijn PKM systeem. Het wordt met de week waardevoller.

“Je verkoopt geen koelkasten.” Dat klinkt als goede clickbait😃 Toch heb ik mezelf dit in de afgelopen weken verschillende keren echt horen zeggen.

Mijn klanten werken aan dingen die er toe doen

En ik kan zeker niet zonder mijn koelkast, maar of ze de wereld nou echt mooier achterlaten. Ik vrees van niet.

De producten of diensten van mijn klanten zijn geen commodities (zoals dat in goed Nederlands heet). Geen van hun potentiële klanten klikt even een vergelijk van twee of drie aanbieders bij elkaar en kiest daarna de goedkoopste. Of wat het beste in het interieur past. Of die koelkast die eten voor drie hongerige pubers aankan.

De trust-fase in de pijplijn van werk dat ertoe doet bestaat eigenlijk uit twee fasen

1. vertrouwen in jou en je product of expertise
2. vertrouwen in zichzelf

Dat tweede deel gaat over vragen als

Ben ik het waard?

Kan ik dit?

Durf ik dit?

Heb ik er de (financiële) middelen voor?

Wat zullen anderen er wel niet van zeggen of denken?

Het is een deel van het proces waar je geen directe invloed op hebt

Toch is het juist dan belangrijk om consistent te zijn in je marketing. Om de vragen te beantwoorden. Om bezwaren weg te nemen. Om uit te leggen hoe het wel zit. Eén zo’n bericht komt op het moment dat de ander er klaar voor is. Bingo!

Wanneer dat is? Dat weet ik niet.

Ik weet wel dat behulpzame marketing het verschil maakt

Dat je er geduld voor nodig hebt. Zelfs als je alles doet wat je moet doen, duurt het even. De vragen in de tweede trust fase zijn behoorlijk lastig. Als jouw berichten, video’s of nieuwsbrieven helpen om ze te beantwoorden dan komt het goed.

Het gaat de laatste tijd vaak over productiviteit

En wat dat eigenlijk is. Hoewel ik erg van het slimmer werken ben, kan ik me niet vinden in slimmer werken om alleen maar nog meer te werken.

Dat is een race to the bottom

Zo’n race die je niet wilt winnen. 🤔

Slimmer werken is zorgen dat je dingen goed inricht, zodat je je tijd kunt besteden aan dat wat ertoe doen. Dat je tijd hebt om de dingen zo te doen dat je er trots op bent, er voldoening door ervaart. Tijd om dingen te doen die een positieve impact hebben.

Efficiënter e-mailen om nog meer te kunnen e-mailen is zo’n race to the bottom. Korter vergaderen om vaker te kunnen vergaderen ook.

Als slimmer werken geen ruimte voor creativiteit, nadenken en goede gesprekken oplevert, dan is het niet gelukt.

Productiviteit gaat niet over meer, het gaat over beter

Dat is een race die je wel wilt winnen.

Welke race loop jij?

Een organisatie bouwen gaat “vanzelf”.

Een goede organisatie bouwen is heel andere koek

Je hebt een goed idee, begint met marketing en sales, het gaat goed, je neemt één, twee en nog meer mensen aan en tadaa: een organisatie. Tot zover het vanzelf gedeelte. Want ook dit is natuurlijk hard werken, met ups en downs. Het kan zomaar jaren duren.

Een goede organisatie vraagt nog iets meer van je. Allereerst een idee, een beeld, een visie van wat een goede organisatie is. En dan de moed om dat waar te maken.

Moed? 🤔

Een goede organisatie gaat over goed zijn voor de mensen die er werken

Zodat zij goed zijn voor je klanten. Dat is de volgorde. En die is niet makkelijk. Volgens sommigen niet eens logisch.

Een organisatie bouwen waar je mensen je beste marketeers zijn, is mooi en moeilijk werk. Het zit in alle details. In hoe je met elkaar praat, luncht en werkt. In wat je niet zegt en wel denkt, in welke voorzieningen beschikbaar zijn, in de verandering of consistentie van gedrag als er een klant of leverancier op bezoek komt.

Mensen doen niet wat je zegt, ze doen wat je doet. Ze zien, horen en voelen alles. Ook als jij denkt dat het buiten beeld gebeurt.

Een goede organisatie bouwen gaat niet over je product, niet over je dienst, niet over je service of winstpercentage. Waar het wel over gaat, kan ik je niet vertellen zonder je te leren kennen. Dat kan ik pas als ik snap waar je ’s morgens voor opstaat.

Je krijgt nu dus ook niet de vijf succesfactoren, of het dan-komt-het-zeker-weten-goed-programma. Het beste advies dat ik je ongezien kan geven? Als je als ondernemer mensen gaat aannemen, krijg je er een taak bij

het bouwen van een goede organisatie

Zorg dat die taak prioriteit krijgt, wat er ook gebeurt.

Maar welk boekje dan?

“Dus ik doe het volgens het boekje”, zei ze

Dat bracht me van mijn stuk, want ik weet van geen boekje. Niet als het over het bouwen van je onderneming gaat, tenminste😊

Natuurlijk zijn er leidraden, principes, processen, protocollen, concepten enzovoort enzoverder.

Hoe je die gebruikt of juist niet, in welke volgorde en tot in detail of juist alleen op hoofdlijnen, is aan jou. Dat is ook precies wat het zo ingewikkeld kan maken. Er is geen blauwdruk die je gegarandeerd succes oplevert*

Dus dat boekje schrijven we samen

In potlood, want onderweg veranderd er van alles en dan kan een gum nog wel eens van pas komen. Ik ben een veelvraat als het gaat om de genoemde leidraden, principes, processen, protocollen, concepten enzovoort. Ik reik ze aan en samen beslissen we of ze bij jou passen.

Dat wordt een boekje dat je nog lang kunt gebruiken en steeds kunt aanvullen.

Dus ja, je doet het volgens het boekje. Jouw boekje! En ik werk graag een tijdje met je mee om dat boekje samen te stellen. 🙏🏻

*Ook die van goeroe’s niet, nee. De mensen die het probeerden en niet het beloofde succes haalden, hoor je over het algemeen niet zo snel. Dat is heel begrijpelijk, als je daar geleerd hebt dat succes 100% je eigen verdienste is en falen (wat dat dan ook is) dus ook echt alleen aan jou ligt.

Eerder deze week las ik de nieuwsbrief van Todoist (dat is een aanrader, trouwens😊) en daar stond dit in:

How we spend our days is, of course, how we spend our lives. What we do with this hour, and that one, is what we are doing. A schedule defends from chaos and whim. It is a net for catching days. It is a scaffolding on which a worker can stand and labor with both hands at sections of time. -Annie Dillard, ’The Writing Life’, 1989-

 

A visual reminder of Annie’s quote. Just as scaffolding provides structure and support for workers to build something significant, a well-planned schedule gives us a framework to construct our lives purposefully. Plan accordingly.

Veel van je tijd is al vergeven

Als dat niet zichtbaar is in je agenda, dan kan dat voor gedoe zorgen.

Denk aan verjaardagen, de belastingaangifte, date-night en andere verplichte of vrijwillig terugkerende afspraken.

Nu is de tijd om dat in je agenda te zetten

Voor het hele jaar. Daarmee zet je je jaar in de steigers. Dat wat moet gebeuren ligt vast. Want zeg nou zelf; is date-night niet net zo belangrijk als je belastingaangifte? Of belangrijker.

Toch schuiven we het steeds vooruit als het niet vastligt. Ik weet het. Er zijn altijd nog meer dingen te doen. Volgende week dan maar….

Nu je jaar in de steigers zetten maakt de kans dat je dit jaar geen stress hebt van je aangifte en 10 date-nights hebt in plaats van 1 een stuk groter.

Dat kost je nu een half uur

Wat zou het je opleveren?

💡 “Interne communicatie is voor medewerkers, externe communicatie voor klanten.” Echt? 🤔

Die strikte scheiding bestaat niet

Je medewerkers praten met vrienden over hun werk. Ze delen je vacatures in hun netwerk. Ze hebben contact met klanten en leveranciers.

En andersom zien je medewerkers natuurlijk ook je website, je socials en je marketingcampagnes. Wat gebeurt er als je extern een mooi verhaal vertelt over je bedrijfscultuur, terwijl dat intern nog niet zo wordt ervaren?

Als je naar buiten toe communiceert over je duurzame missie, maar intern is daar weinig van te merken? Juist. Dan ontstaat er wrijving. Ongemak. Je mensen weten dat het niet klopt.

Met interne communicatie leg je het fundament

Het echte verhaal. Over wie jullie zijn en waar jullie voor staan. Als dat klopt, als dat echt doorleefd wordt, kun je het ook extern vertellen. Dan wordt het authentiek en geloofwaardig.

Dat hoeft niet allemaal door je marketingafdeling gedaan te worden. Want zeg nou zelf – trotse medewerkers zijn je beste marketing. 💪

Resultaat is een gevolg

Van heel veel, kleine en grotere, stappen. Zonder garanties.

Het bereiken van het gewenste resultaat of doel gaat waarschijnlijk anders en langzamer dan je dacht.

Focus op het resultaat is hoop 🤞🏻 als strategie. Dat werkt niet. Focus op de tactieken, de acties om ergens te komen.

Wat moet je doen, dat samen logischerwijs tot het gewenste resultaat leidt? Doe dat vaak, consistent en bewust. Dat is vooruitgang. Daar heb je invloed op, controle over zelfs.

Het voelt goed als je vooruitgang boekt

Dat kan iedere dag of week. Het helpt om het vol te houden.

Kijk ondertussen af en toe met een schuin oog naar het resultaat. Gaat dat het de goede kant op? Dan vooral doorgaan. Zit er weinig beweging in? Of gaat het een verkeerde kant op? Stuur bij! Pas je acties aan. Als je stappen klein zijn is dat goed te doen.

Vraag jezelf af wat je verwachtte dat er zou gebeuren en wat er werkelijk gebeurd. Het verschil daartussen (dat er altijd zal zijn) is wat je geleerd hebt.

En bedenk; wat er werkelijk gebeurd kan ook beter zijn dan je verwacht had!

Dus bepaal je richting (ooit), bepaal doelen om die kant op te bewegen voor de komende 12 weken, bepaal tactieken of acties per doel die je consistent uitvoert.

De discipline om je aan die afspraken met jezelf te houden gaat het verschil maken. Dat zal niet altijd makkelijk zijn of vanzelf gaan.

Een wekelijkse evaluatie helpt om dat vol te houden. Dat samen met iemand doen is ook een goed idee. Als je weet dat je uit moet leggen waarom je iets niet gedaan hebt, werkt dat als een stok achter de deur. Tegelijk is het ook heel fijn als iemand met je meedenkt als je wilt bijsturen of je aan moedigt om het vol te houden.

De theorie en de praktijk. De wens en de werkelijkheid. Het plan en de planning.

Vaak gaan we er vanuit dat die twee hetzelfde zijn

Je bedenkt iets. Hoe het zal gaan. Wat het resultaat gaat zijn. Hoe je het gaat uitvoeren.

🙄 En dan gaat het anders. Komt er iets anders uit en loopt je plan in de war. Altijd.

Want alles wat we bedenken is een aanname

Die getest moet worden. Die nooit 100% zal uitkomen. In ieder geval niet als je het hebt over de dingen die echte impact hebben op je werk en je leven.

Dat geeft niks. Als alles een experiment is (en dat is het), dan kan het niet fout gaan. Dàt is wat we moeilijk vinden. Als het niet gaat zoals we bedacht hadden is het dus fout. Alsof er maar twee smaken zijn; goed en fout. Niet waar. Er zijn een heleboel smaken van goed.

Dit stukje kwam uit mijn toetsenbord rollen dankzij een boek. Natuurlijk😃 

Toen ik samen met mijn vader werkte aan Welding Academy 👩🏻‍🏭 (over experimenten gesproken!) gebruikten we vaak het bekende citaat van Yogi Berra over theorie en praktijk.

In theory there is no difference between theory and practice. In practice there is.

Vanaf nu is het citaat uit Alkibiades van Ilja Leanord Pfeijffer mijn nieuwe favoriet.

In theorie is alles doordacht, als een stappenplan naar een onvermijdelijke resultaat, maar vervolgens weigert de praktijk de hoffelijkheid op te brengen om aan de theorie te gehoorzamen. Niets is zo hinderlijk voor een strateeg als de werkelijkheid.

Schrijf em over

Print em uit. Hang em ergens in het zicht. Dat helpt.

“Ja!” dacht ik meteen

Dat is het🎯 Ik moet gaan zoeken waar het bij hoort, met een beetje pech zelfs eerst nog waar het over gaat en kan dan pas inschatten wat het bericht voor mij betekent. Alleen lezen of is er ook wat te doen?

Als je online kantoor goed is ingericht heeft alles een logische plek, vindt communicatie plaats in de context van het onderwerp en is dat allemaal voor iedereen leesbaar en vindbaar (op basis van toegang, natuurlijk).

In zijn boek geeft Kristian je een helder beeld van hoe je hybride samenwerken goed vorm geeft. Dus ook waarom e-mail daar eerder een stoorzender dan een behulpzame tool voor is 😉 

Wat wel helpt zijn goede afspraken

De goede tools en digitaal leiderschap van leidinggevenden en de community manager(s). Dat is minder vanzelfsprekend dan het misschien lijkt. Het succes van hydride samenwerken is voor een groot deel afhankelijk van voorbeeldgedrag. In mijn ervaring is en blijft dat een van de moeilijkste dingen in organisaties. Iedereen snapt wat het doet en toch is er bewust naar handelen bijna nooit vanzelfsprekend.

Ik heb het boek nog niet uit, dus wie weet lees ik straks de oplossing.🙏🏻

Hoe dan ook; als je echt hybride wilt werken dan is dit boek een aanrader. Het geeft inzichten zodat je begrijpt wat goed digitaal samenwerken eigenlijk is. En het geeft je praktische handvatten om het slim in te richten.