Je agenda – de basis voor rust in je hoofd

Je agenda is je belangrijkste tool als het gaat om het organiseren van alles wat je te doen hebt. Zodat je weet of je een belofte doet die je ook echt waar kunt maken. Zodat de mix tussen je werk en privé inzichtelijk is en klopt. Daarom is je agenda de basis voor rust in je hoofd.

Gebruik één agenda

Gebruik één agenda voor alles. Het onderscheid tussen werktijd en privétijd is kunstmatig. Je bestaat niet uit twee verschillende tijdszones. Het is een mix die je het meest soepel samenstelt als je een compleet overzicht hebt.

Er zijn allerlei oplossingen om verschillende agenda’s te koppelen. Dat vraagt even wat tijd om goed in te richten, maar is nog altijd effectiever dan meerdere agenda’s naast elkaar proberen te beheren.

Maak een plan voor je eigen leven

Dat klinkt lekker dramatisch, hè? Terwijl het vooral heel praktisch is.

Veel ligt aan het begin van het jaar al vast. Dat zet je in één sessie in je agenda. Van die dingen die iedere dag (lunch), iedere week (sporten), iedere maand (administratie) of ieder jaar (verjaardagen) terugkomen. Vaak zijn dat de dingen die belangrijk voor je zijn, maar die het zelden winnen als je het daadwerkelijk inplannen laat wachten tot het laatste moment.

Als jij geen plan maakt voor je leven, wordt je ingezet voor andermans plan.

– Remco Claassen –

Dat gevoel aan het eind van de week, je herkent het vast. Je hebt veel gedaan, maar vooral voor anderen. Je eigen prioriteiten hebben het onderspit gedolven. Alweer. Dan is het dus tijd om de regie te nemen en een plan te maken. Tuurlijk blijf je ook dingen voor anderen doen, maar dat doe je veel bewuster en met respect voor je eigen prioriteiten.

Gebruik kleuren voor snel inzicht

Gebruik kleuren om snel te kunnen zien wat er op een dag of in een week gepland staat. Als je drie tot vijf kleuren kiest voor de belangrijkste typen afspraken, maak je inzicht in je tijd heel visueel. Hou het zo eenvoudig mogelijk. Bijvoorbeeld blauw voor werk, groen voor privé en beige voor reistijd. Uitbreiden kan altijd nog.

Een belangrijke categorie die vaak vergeten wordt is de reistijd of logistiek. Wat je in de trein of auto ook allemaal kunt doen; je kunt niet op twee plekken tegelijk zijn. Dus zorg dat dat goed zichtbaar is in je agenda. Logistiek is ook de overgang van de ene afspraak naar de andere, zelfs al zijn die in het zelfde gebouw. Je hebt tijd nodig om het ene af te sluiten en echt bij het volgende aanwezig te zijn. Op die manier plan je rust in je dag.

Pas aan wat niet werkt

We stappen nog wel eens in de valkuil van niet mogen veranderen. Onzin!

Natuurlijk moet je het een tijdje vol houden. Dan weet je wat goed werkt en wat niet. Dat laatste pas je aan. Met dingen stoppen is vaak een heel goed idee.

Niet stoppen met agendabeheer, natuurlijk😉 Stoppen met manieren die niet voor je werken. Het enige doel is dat het rust voor voor jou creëert. Lekker experimenteren!

Hou het bij

Natuurlijk kijk je dagelijks meerdere malen in je agenda. Toch is dat meestal niet het moment om het allemaal weer even door te lopen en voor een ruimtelijke planning te zorgen. Dat doe je wel tijdens je wekelijkse evaluatie. Daarover lees je hier meer.