Hoeveel tijd kost het werkelijk?

Weet jij het? Hoeveel kun je in een dag gedaan krijgen? En hoeveel in een maand, of een jaar? Ooit volgde ik een soort van “ruim je todo-lijst op” challenge. Een week lang aan de slag met taken die soms al heel lang op de todo-lijst stonden. Of je die week veel vooruitgang ging boeken hing natuurlijk af van de voorbereiding. Dus één van de opdrachten was om een dagplanning te maken. Tot op het halve uur nauwkeurig. De dame die de challenge begeleidde had dit duidelijk al vaker bij de hand gehad, want ze liet ons de geplande tijdsblokken verdubbelen. Verdubbelen!

Wat kun je doen in een dag?

Ze had wel gelijk. Mijn planning was echt belachelijk optimistisch. Ik had zomaar 10 heel verschillende dingen op één dag gepland. Dat lukte dus ook mooi niet. Van haar leerde ik dat het mensen eigen is om te overschatten wat we op een dag kunnen doen. Je mag dan 8 uur werken, 8 uur effectief zijn is echt wat anders. Dus als je voor morgen 3 overleggen en nog wat dingen die je moet doen hebt staan, zeg dan géén ja tegen ook nog een verzoek om iets morgen af te maken. Het zal al uitdaging genoeg zijn om alles wat er nu in je agenda staat te doen.

Wat kun je doen in een jaar?

Wonderlijk is dan wel te leren dat we het omgekeerde doen als het om een langere periode gaat. Inschatten wat we in een jaar voor elkaar kunnen krijgen, kunnen we ook niet goed. Maar dan omdat we te pessimistisch zijn.

Om snel te snappen hoeveel je in een jaar doet is dit een inzichtelijke oefening. Pak één A4 vel en een pen. Open je agenda (werk en privé) en ga naar precies een jaar geleden. Begin te bladeren en schrijf alles op dat je belangrijk vond of interessant of speciaal of waar je goede herinneringen aan hebt. Kortom alles dat je is “bijgebleven”, voor goede of minder goede redenen. Spoiler alert! Als ik dat doe aan het begin van een nieuw jaar is mijn A4-tje altijd te klein. Als ik ergens in juli ben is het vol! Zoveel is er gebeurd.

Dus als je een jaarplan maakt, mag je jezelf een beetje uitdagen. Dappere doelen stellen. Er is meer haalbaar dan je voor mogelijk houdt!

Parkinson’s Law

Wonderlijke wet dit! “Werkt duurt zo lang als de tijd die je ervoor inplant.” Hè, wat?

Nou kijk. Je moet een saai klusje doen. Daar heb je een uur voor in je agenda geblokt. Dan kun je ervan uitgaan dat dat klusje een uur gaat duren. Er is iets in ons dat zorgt dat we de tijd die we hebben ook gewoon volmaken. Vooral bij rotklusjes. En dan vooral met van alles dat leuker lijkt dan dat klusje.

Terwijl je dit gegeven ook voor je kunt laten werken. Als je voor datzelfde klusje een half uur inruimt, lukt het namelijk zeer waarschijnlijk ook. Je legt jezelf een beetje druk op en hup, dan ga je doen wat je jezelf beloofd had te doen. Hier geldt dan wel weer; alle afleiding uit en weg. Want vooral tijdens saaie klusjes is alles behalve dat klusje interessant. Ik weet er alles van. Als het eenmaal een paar keer gewerkt heeft, dan wordt het vanzelf een uitdaging om er de volgende keer 20 minuten voor te plannen.