Je tijd managen: time blocking

Je energie is niet de hele dag door hetzelfde. Hoe je energie is gedurende de dag is voor iedereen anders. Dus ga vooral goed bij jezelf na hoe het voor jou zit. Ik weet dat ik vaak in de tweede helft van de middag enorm kan focussen. Net na de thee, zeg maar. Daar houd ik dus rekening mee in mijn planning. De ochtenden zijn voor mij juist beter voor kleine dingen, met veel afwisseling.

Energiemanagement

Als je weet hoe je energie is door de dag heen, kun je je planning daar op aanpassen. Dan wordt het minder worstelen en meer gebruik maken van wat er van nature is. Het meest voor de hand liggende voorbeeld is misschien wel het uur net na de lunch. Voor veel mensen geldt dat als een “dipje”. Ideaal voor het beantwoorden van korte e-mails, wat papierwerk opruimen, een boodschap. Kortom de dingen die geen volledige focus van je vragen.

Time blocking toepassen

Als je weet hoe het met je energie zit, kun je ook je momenten van attentie of aandacht goed benutten. Je gaat dan [time blocking of time boxing](https://todoist.com/productivity-methods/time-blocking) toepassen. Je blokkeert een tijdvak voor één (soort) taak of één project. Dat kan een uur zijn of de een hele middag. Wat voor jou werkt. En vergeet niet ook een blok te plannen voor “dingen die er tussendoor komen”. Vragen van collega’s, mensen die je terug moet bellen enzovoort. Je hebt ruimte nodig voor onverwachte dingen, dat kun je dus gewoon alvast inplannen zonder dat je weet wat het gaat zijn. Geen onverwachte dingen? Tijd over!

Een praktisch voorbeeld; eerder noemde ik een kwartaalbijeenkomst. Je weet lang tevoren wanneer die zal zijn. In je planning kun je dan blokken plannen voor de voorbereiding. In maand -3 misschien twee blokken van een uur om te brainstormen over onderwerpen en de agenda. In maand -2 vier blokken van anderhalf uur om de onderwerpen te researchen en je verhaal op hoofdpunten uit te werken. In maand -1 vier blokken van twee uur om de volledige uitwerking te doen.

Een kwartaalbijeenkomst is een groot evenement, maar dit werkt op kleine schaal net zo goed voor de maandelijkse verkoopvergadering. Daar kun je structureel tijd voor inplannen in week -4 tot en met week -1, en dat dan iedere maand herhalen. Bedenk dat het ergste dat er kan gebeuren is dat je de tijd niet nodig hebt…… dan heb je dus tijd over!

Maak het zo klein mogelijk

Doelen kunnen een even goede leidraad zijn om tijdsblokken in te plannen. Als je eind van het jaar een bepaald doel gehaald wilt hebben, is het prettig als je daar niet pas in december aan begint. Schat zo goed mogelijk in wat je moet doen voor het halen van je doel. Maak de taken echt zo klein als je kunt. Dat zet je in je todo-lijst. Dan kun je bijvoorbeeld vanaf juli iedere twee weken doen wat nodig is. Je maakt voortgang en je hebt tijd om bij te sturen mocht dat nodig zijn. Als je pas in december begint is het een gegarandeerde haastklus en ruimte om bij te sturen is er ook niet. Voel je het verschil?