Je probleem is niet je planning

Hoe goed je ook kunt plannen, er zijn dagen waarop je planning al voor half negen sneuvelt door één spoedmail, de griep of ander gedoe. Vaak gaat planadvies over beter managen: slimmer plannen, strakker prioriteren. Dat is nuttig, maar werkt maar beperkt in de rommelige realiteit. Om mee te kunnen bewegen heb je ook iets anders nodig: regie.

In dit blog gaat het over het verschil tussen managen (de uitvoering) en regie (de keuzes die bepalen wat je überhaupt gaat managen).

Managen is de uitvoering

Het is de kunst van het plannen. Wanneer doe je wat? Wat moet er eerst, wat mag later? Daar zijn heel veel cursussen, workshops en boeken voor: Eat that frog, GTD, Grip en nog veel meer. Ze leren je allemaal manieren om iets te doen. Meestal met de belofte dat als je die methode volgt het allemaal goed komt.

Ze gaan allemaal uit van een vorm van perfecte omstandigheden. Terwijl de realiteit rommelig is en verre van perfect. Je weet wel, zo’n maandag waarop je plan voor de komende week voor half negen al overboord kan door die ene e-mail met een spoedklusje 🙄. Of zo’n week waarin de griep door het land raast en jij daaraan ontkomt, maar ondertussen thuis en op je werk wel drie rollen te vervullen hebt.

Dat maakt dat ik de realiteit leuker vind, want in een laboratoriumomgeving waar alles altijd lukt is niks meer te leren. Kunnen meebewegen met wat de realiteit voor je voeten gooit, zonder in een permanente staat van stress te verkeren en er de lol van in blijven zien? Dat vraagt om meer dan methoden en tools tot in perfectie te beheersen.

Regie gaat over de keuzes die je maakt

Waar tijdmanagement de handeling is, begint regie nemen bij even niks doen. Je neemt een moment de tijd om een bewuste keuze te maken. Het zijn deze keuzes die bepalen welke dingen voorrang krijgen, op welk moment je iets doet of juist niet., waar je ja en nee tegen zegt. Het is het stellen van prioriteiten in allerlei vormen. Tijdsgebonden, rol-gebonden, goed voor je welzijn, enzovoort.

Wat het meeste gebeurt in gesprekken over regie is dat mensen me oprecht geschokt aankijken als ik vraag wat hun belangrijkste rollen en wat hun bijrollen zijn. Net zoals teams ongemakkelijk worden van de Eisenhowermatrix en alle taken in het vak urgent & belangrijk plaatsen, hebben we de neiging hetzelfde te doen met onze rollen.

Daar zit altijd een complexe puzzel van oorzaken onder. We hebben allemaal een beeld bij werk, bij tijd, bij prioriteit. Een beeld dat in grote mate onbewust is en dat je meestal helpt om te doen wat nodig is. Op sommige momenten, vaak die waarin de stress of de druk oploopt, zijn die conditioneringen niet meer per se helpend. Het worden belemmeringen of valkuilen.

Dat leren zien en voelen lukt alleen als je even niet handelt. Als je een stap terugzet en je afvraagt wat maakt dat je

• vindt dat jij dit moet regelen,
• vindt dat dit nu gedaan moet worden,
• gelooft dat het jouw verantwoordelijkheid is,
• gelooft dat jij alles op moet lossen?

Het mooie is dat als je je bewust wordt van jouw manier van kijken, je leert voelen wanneer het helpend is en wanneer niet. Het geeft je de optie om te kiezen.

Regie is besluiten nemen over wat je aan het managen bent.

Echte verandering begint niet bij je acties

Als je alleen nieuw gedrag probeert aan te leren, is de kans groot dat je dat niet lang volhoudt. Vooral niet als dat gedrag ingaat tegen je onbewuste aannames en conditionering over werk, tijd en prioriteit.

Ik geef je heel bewust een basisstructuur om mee te beginnen. Als je daarmee aan de slag gaat, zal het namelijk vroeg of laat ergens gaan schuren. En bingo, dan zijn we begonnen. Dat is het moment waarop de vraag “wat maakt dat je….?” van waarde is.

Vanaf dan kun je ook je eigen systeem gaan inrichten. Je haalt uit methodes wat past bij jou. Je kiest een tool die je zo kunt inzetten dat hij je helpt. Als je de wens voor een perfect werkend systeem loslaat kun je gaan combineren. Ik gebruik al heel lang een basisregel uit Getting Things Done; als het binnen twee minuten kan, doe het meteen. De rest van dat systeem vind ik gecompliceerd en onoverzichtelijk. Het geeft me het gevoel dat ik drukker ben met het onderhoud van mijn systeem dan met mijn werkelijke taken.

Wat ik je leer is dus ook nadrukkelijk niet bedoeld als eindoplossing. Het geeft je handvatten en een structuur die je steeds meer van jou kunt maken. Móet maken zelfs. Dat is de enige manier om het vol te houden. Net als jezelf toestemming geven om het een beetje of helemaal anders te gaan doen als de omstandigheden veranderen.

In de praktijk

Kies deze week één moment waarop je de neiging hebt om meteen te gaan doen (die mail, dat appje, dat “ik regel het wel”). En doe dan twee dingen:

1. Pauzeer 10 seconden. Voel even: wat gebeurt er in je lijf?
2. Stel jezelf dan de vraag: “Wat maakt dat ik vind dat dit nu moet?”

Pas daarna beslis je: ga ik dit managen, parkeren, delegeren of bewust níet doen?