Je werk de baas

Het beste advies voor het verbeteren van mijn productiviteit dat ik ooit kreeg was briljant in z’n eenvoud.

Zorg dat je werk allemaal op één plek staat.

Je werk, dat zijn je taken dus. Of todo’s. Of hoe je het ook noemt.

Heel recent leerde ik een woord dat heel goed het proces omschrijft om je werk daar te krijgen; leegbeslissen.

Stel je voor: Je hebt vijf e-mails, één voicemailberichten en zeven appjes. Daar moet je wat mee. Tot je zover bent laat je ze, in gelezen of ongelezen toestand, staan waar ze binnen kwamen. En ga je met enige regelmaat kijken of ze er allemaal nog staan. Om vervolgens te ontdekken dat er meer bijgekomen zijn.

Herkenbaar?

Dáárom moet je een verzamelplek voor je werk. In welke vorm dan ook. Dan kun je je inboxen leegbeslissen en ze daarna een poosje negeren.

Stel je voor: Drie van die vijf e-mails zijn ter info, die hoef je alleen te lezen. De andere twee moet je beantwoorden en dat vraagt tijd. Die gaan naar je verzamelplek. De inspreker van je voicemail wil graag teruggebeld worden. Dat is ook een taak. Van de zeven appjes zijn er vier informatief en de andere drie kun je meteen (ofwel binnen twee minuten) beantwoorden.

Als je aan het werk gaat, laat je de inboxen voor wat ze zijn en ga je naar de verzamelplek. Daar staat alles wat je moet weten om aan de slag te gaan.

Kortom, je moet een takenmanager. Zo eenvoudig is het*.

*Dat is wat anders dan makkelijk, natuurlijk.