Weet jij waar je tijd blijft? Vraag je je op vrijdag wel eens af wat je deze week, die toch echt alweer voorbij is, eigenlijk hebt gedaan? En dan vooral of je gedaan hebt wat JIJ wilde doen en niet wat anderen van links en rechts naar je toe gooiden?

De tijd (ver)vliegt

We zeggen het zo makkelijk; de tijd vliegt. Hoe ouder je wordt hoe meer je dat gaat voelen. Hup! Weer een jaar voorbij. Een jaar dat begon met goede voornemens. Nu toch echt een andere baan. Of gaan werken aan je fitheid, met goede regelmaat. Dit jaar eet je minimaal vier van de vijf werkdagen thuis met de mensen die belangrijk voor je zijn. De statistieken van hoe dat gaat met goede voornemens moet je zelf maar even opzoeken. Niet echt om vrolijk van te worden. Voor je het weet is het een week niet gelukt. Dan twee weken niet. Dan twee maanden niet. En dan is het bijna kerst en denk je na over de voornemens voor het nieuwe jaar.

Waarom goede voornemens vaak niet werken

Oorzaak 1: wensdenken

Allereerst gaan goede voornemens vaak alleen over een resultaat. Bijvoorbeeld twee keer per week naar de sportschool. Dat gaat niet vanzelf gebeuren. Focus op het resultaat is wensdenken, hopen dat het goed komt. Hoop is een hopeloze strategie. Hoe het je wel lukt om twee keer per week in de sportschool te staan? Daarover lees je meer in deze blogserie.

Oorzaak 2: bestaande gewoonten

Het andere dat in de weg staat van goede voornemens zijn je gewoonten. Vaak gaan de voornemens over het aanleren van nieuwe gewoonten. Maar dat lukt alleen als je heel bewust bezig bent met het omzeilen van een bestaande gewoonte. Die bestaande gewoonte, daar denk je niet over na. Die heb je al gedaan voor je het weet. Daarom zijn gewoonten zo fijn: ze kosten weinig tot geen energie. Maar dat veranderen is niet makkelijk.

Grip op tijd begint bij bewustzijn, of bewust zijn

Bewustzijn en bewust zijn. Een leuk en belangrijk spel met woorden. Bewustzijn gaat over het kennen van jezelf. Weet je wat je doet? Welke impact dat heeft? Weet je wat je triggers zijn? Waar word je boos van of blij? Het gaat over het nadenken over dat soort dingen nadat het heeft plaatsgevonden en als je er beter in wordt, tijdens en zelfs voor dat het plaatsvindt. Dan kun je tijdens een gesprek ook naar jezelf kijken en je afvragen hoe je deelneemt aan dat gesprek. Maar laten we beginnen bij het begin.

Bewustzijn

Je zelfbewustzijn trainen kun je doen door bijvoorbeeld iedere dag aan het eind van de dag even terug te kijken. Je neemt even kort door met jezelf wat je die dag gedaan hebt. Wat je goed vond gaan en wat je beter zou willen doen. Waar je je aan ergerde en waar je trots op bent. Dat soort vragen. Het goede en het minder goede. Als je iets ontdekt dat je steeds doet en dat eigenlijk nooit effectief is, kun je gaan werken aan het aanleren van nieuw gedrag.

Bewust zijn

Bewust zijn gaat over je fysieke en mentale aanwezigheid. Ben je er echt? Je komt thuis, zit aan tafel met je gezin en bent met je hoofd nog bij het laatste gesprek op het werk. Je hebt twee overleggen vlak na elkaar gepland en aan het begin van de tweede ben je er nog helemaal niet bij. Alles wat er in het vorige overleg werd besproken tolt nog door je hoofd. Je doet jezelf en de mensen met wie je aan tafel zit een groot plezier om daar wat aan te doen. Of dat nou de eettafel of de vergadertafel is.

Het allerbelangrijkste is ook hier zelfbewustzijn. Voel dat je er niet of nog niet helemaal bent, leg het op tafel en vraag wat tijd. Om kort aan je gezin of partner te vertellen wat er het laatste uur op je werk speelde. Of om voor je echt aan het volgende overleg begint, je gedachten en aandachtspunten even op te schrijven. In beide gevallen kan 5 minuten het verschil maken.

Zie jij je tijd als waardevol? Kies je bewust waar je het aan besteedt? Heb je het gevoel dat je nog tijd zat hebt om te doen wat je echt leuk en belangrijk vindt?

Je hebt maar één leven

Ik weet het, het klinkt misschien een tikkeltje dramatisch. Maar wat je ook gelooft over leven na de dood; wat er is, is nu. Dus wat doe je nu? Doe je wat je moet doen en hoop je straks tijd te hebben voor het belangrijke, het leuke, het nodige? Hoop is nog steeds niet de beste strategie. Zeg eens tegen jezelf; ik heb dit leven, ik heb nu. Als alles zou kunnen, wat zou ik dan doen? Wijkt het antwoord erg af van hoe je leven er nu uitziet? Dan zou ik vooral doorlezen.

Waarom zeg je ja?

Ja zeggen is makkelijk. Ja zeggen is lekker. Ja zeggen is goed voor je zelfvertrouwen. Geen gezeur, je maakt iemand blij, je voelt dat je nodig bent. Dus we doen het snel en vaak. Als je het mij vraagt veel te snel en veel te vaak. Ook hier speelt het niet bewust zijn van je gedrag een grote rol. We herkennen allemaal van die momenten dat je je afvraagt waarom je in hemelsnaam ja gezegd hebt. Het was al gebeurd voor je er goed over na kon denken. Dit is een goed punt om mee te nemen in je terugkijkmoment aan het eind van de dag.

Als we het nog verder afpellen komen we bij hoe het voelt om géén ja te zeggen. Het gevoel dat je de vragensteller misschien aan zijn of haar lot overlaat. Of het gevoel dat als je er niet bij bent, je misschien belangrijke dingen mist. Het gevoel dat je straks niet meer nodig bent als je nu geen ja zegt. Dat is een interessante gewaarwording. Een spannende ook. Uit ervaring weet ik dat mensen het maar irritant vinden als je geen ja (meer) zegt. Ik weet ook dat ze het wel overleven en er in sommige gevallen enorm vindingrijk van worden. En ja, je gaat ook dingen missen. Dingen die misschien leuk waren om te weten of mee te maken, maar niet noodzakelijk. Weet je trouwens dat het heel goed is voor je zelfvertrouwen als je dingen kunt doen die je echt belangrijk vindt, in plaats van de hele tijd (andermans) brandjes te blussen?

Waarom nee zeggen soms beter is

Iedere keer dat je tegen iets of iemand nee zegt, zeg je ja tegen jezelf. Korter kan ik het niet maken. Straks, in de praktisch gerichte blogs, zet ik je aan het werk met wat belangrijk voor je is. Dat gaat je helpen om te kiezen voor een nee, waar je nu uit gewoonte misschien ja zegt en daar later spijt van hebt. Want natuurlijk moet je ja blijven zeggen tegen de mooie, belangrijke, leuke en een paar noodzakelijke dingen.

Opsparen kan niet

Tijd is kostbaar. Je kunt het echt maar één keer uitgeven. Er bestaat niet zoiets als een spaarrekening voor tijd. Heb je het moment gemist, dan is het ook echt weg. Gun het jezelf om de momenten die ertoe doen heel bewust mee te maken. Zoveel als kan.

Soms duurt een minuut een eeuwigheid. Soms zijn diezelfde 60 seconden om voor je adem hebt kunnen halen. Mijn buurkinderen vragen bij een autorit van 15 kilometer al voor het eind van de straat of het nog lang duurt. Terwijl ik uit kan kijken naar de vakantierit naar Italië.

Tijd verandert meemet de context, met de activiteit, met het gezelschap en je humeur. Dat kan voor je werken en dat kan zeker ook tegen je werken. Je kunt leren er gebruik van te maken om minder vaak het gevoel te hebben dat je tijd tekort komt. Je kunt zelfs gaan ervaren dat je tijd over hebt. Hoe vind je dat?

Flow ervaren

Soms vliegt de tijd voorbij zonder dat je er erg in hebt. Je begint ergens aan en als je stopt blijkt er een halve dag voorbij te zijn. Zomaar. Niks van gemerkt. Het fenomeen staat bekend als flow. Compleet opgaan in dat wat je aan het doen bent. Kinderen kunnen dat bijna vanzelf, maar voor ons werkende mensen zijn er zoveel afleiding, afspraken en onderbrekingen dat het ons bijna niet meer lukt. De vraag is natuurlijk ook of we met iets bezig zijn waar we ons helemaal in willen verliezen. Iets wat we zo fijn vinden om te doen, dat tijd niet meer bestaat.

Ik heb twee dingen moeten leren om weer flow te ervaren. Allereerst door te zoeken naar wat ik fijn vind om te doen. Iets met liefde doen gaat gewoon makkelijker. Het tweede dat ik geleerd heb is dat je vooral moet beginnen. De flow is er namelijk nooit meteen. Denk er iets langer over na en je snapt dat dat ook helemaal niet kan. De meeste dingen moet je even inkomen. Dan kom je in flow. Als je dat weet kun je een ruim tijdsblok inplannen, waarvan vooral de begintijd vaststaat en je klaar bent als je klaar bent. Of dat nu na een uur is of na drie uur.

Minder afleiding = meer flow

Je wordt makkelijk uit je werk- en denkritme gehaald. Je raakt letterlijk de draad kwijt. Dus help jezelf en sluit alle afleiding buiten. E-mail uit, telefoon in een andere kamer, herinneringen of andere geluiden uit. En muziek of geluid waar je lekker op werkt aan. Dat kan per soort werk heel verschillend zijn. Als ik mijn administratie moet doen zet ik het liefst mijn lijst met dansbare liedjes. Als ik nieuwe dingen schrijf is dat niet wat werkt. Dan is het of klassieke muziek of de onweer- en cafégeluiden van Noisly. Of het geluid van een trein. Die cadans doet wonderen voor mijn focus!

Het enige dat verder aan mag is een wekker voor de absolute eindtijd. Want ook het gevoel dat je wel op tijd moet stoppen kan je enorm uit je flow houden. Dus als je maar twee uur hebt, zet dan een wekker voor over 1 uur en 45 minuten. Een keukenwekker werkt hier prima voor, lekker analoog! Je zet de wekker dus niet op twee uur, want dan moet je alsnog alles uit je handen laten vallen en rennen. Met 1 uur en 45 minuten heb je een kwartier om rustig af te ronden waar je mee bezig was.

Weet jij het? Hoeveel kun je in een dag gedaan krijgen? En hoeveel in een maand, of een jaar? Ooit volgde ik een soort van “ruim je todo-lijst op” challenge. Een week lang aan de slag met taken die soms al heel lang op de todo-lijst stonden. Of je die week veel vooruitgang ging boeken hing natuurlijk af van de voorbereiding. Dus één van de opdrachten was om een dagplanning te maken. Tot op het halve uur nauwkeurig. De dame die de challenge begeleidde had dit duidelijk al vaker bij de hand gehad, want ze liet ons de geplande tijdsblokken verdubbelen. Verdubbelen!

Wat kun je doen in een dag?

Ze had wel gelijk. Mijn planning was echt belachelijk optimistisch. Ik had zomaar 10 heel verschillende dingen op één dag gepland. Dat lukte dus ook mooi niet. Van haar leerde ik dat het mensen eigen is om te overschatten wat we op een dag kunnen doen. Je mag dan 8 uur werken, 8 uur effectief zijn is echt wat anders. Dus als je voor morgen 3 overleggen en nog wat dingen die je moet doen hebt staan, zeg dan géén ja tegen ook nog een verzoek om iets morgen af te maken. Het zal al uitdaging genoeg zijn om alles wat er nu in je agenda staat te doen.

Wat kun je doen in een jaar?

Wonderlijk is dan wel te leren dat we het omgekeerde doen als het om een langere periode gaat. Inschatten wat we in een jaar voor elkaar kunnen krijgen, kunnen we ook niet goed. Maar dan omdat we te pessimistisch zijn.

Om snel te snappen hoeveel je in een jaar doet is dit een inzichtelijke oefening. Pak één A4 vel en een pen. Open je agenda (werk en privé) en ga naar precies een jaar geleden. Begin te bladeren en schrijf alles op dat je belangrijk vond of interessant of speciaal of waar je goede herinneringen aan hebt. Kortom alles dat je is “bijgebleven”, voor goede of minder goede redenen. Spoiler alert! Als ik dat doe aan het begin van een nieuw jaar is mijn A4-tje altijd te klein. Als ik ergens in juli ben is het vol! Zoveel is er gebeurd.

Dus als je een jaarplan maakt, mag je jezelf een beetje uitdagen. Dappere doelen stellen. Er is meer haalbaar dan je voor mogelijk houdt!

Parkinson’s Law

Wonderlijke wet dit! “Werkt duurt zo lang als de tijd die je ervoor inplant.” Hè, wat?

Nou kijk. Je moet een saai klusje doen. Daar heb je een uur voor in je agenda geblokt. Dan kun je ervan uitgaan dat dat klusje een uur gaat duren. Er is iets in ons dat zorgt dat we de tijd die we hebben ook gewoon volmaken. Vooral bij rotklusjes. En dan vooral met van alles dat leuker lijkt dan dat klusje.

Terwijl je dit gegeven ook voor je kunt laten werken. Als je voor datzelfde klusje een half uur inruimt, lukt het namelijk zeer waarschijnlijk ook. Je legt jezelf een beetje druk op en hup, dan ga je doen wat je jezelf beloofd had te doen. Hier geldt dan wel weer; alle afleiding uit en weg. Want vooral tijdens saaie klusjes is alles behalve dat klusje interessant. Ik weet er alles van. Als het eenmaal een paar keer gewerkt heeft, dan wordt het vanzelf een uitdaging om er de volgende keer 20 minuten voor te plannen.

Hoelang duurt jouw dag? Hoeveel uur slaap je? Hoeveel uur eet je, relax je, sport je, werk je? Iedereen heeft dezelfde 24 uur. Ik vind het soms nog steeds confronterend om te bedenken dat daar het verschil dus niet zit. Het verschil zit in de keuzes die ik maak als het om mijn tijd gaat. Mijn keuzes. Daar kan ik niemand anders verantwoordelijk voor houden. En dat is soms best ongemakkelijk.

Tijdsdruk voelt echt

Tijdsdruk is een ervaring. Het bestaat niet echt. En toch voel je het wel echt. Het gevoel dat je van het één naar het ander rent. Dat je achternagezeten wordt. De hele tijd haast hebt.

Beter plannen is een oplossing. Ja, maar wel een waardeloze. Want teveel is teveel. Ook als het superstrak gepland is. Dan heb je nog steeds geen tijd om na te denken, adem te halen, misschien zelfs even niks te doen. Dat kan wel op het moment dat je heel bewust ja en nee zegt tegen dingen.

Weet je nog? Een nee voor iets of iemand, is een ja voor jezelf. Het zijn jouw 24 uur. Jij mag kiezen. Wat zou het je opleveren als er meer rust in je dag, week en maand zit?

Kies, en je hebt tijd genoeg

Wat zou het je opleveren als je misschien zelfs ervaart dat je tijd genoeg hebt? Tijd genoeg zeg je? Hoe dan?

Dat weet je al. Kijk, ik hoor vaak dat er dan gekozen moet worden tussen allemaal leuke dingen. Hoe kan dat nou? Sport is leuk. Met vrienden uit eten is leuk. Met je kinderen naar de dierentuin is leuk. Een goed boek lezen is leuk. Die ene serie bingewatchen is leuk. Natuurlijk is dat zo. Maar is het ook leuk als je het allemaal op dezelfde dag doet? Hoe kijk je terug op al die activiteiten als je er niet eentje echt bewust hebt meegemaakt, omdat je steeds op je horloge keek?

Ik overdrijf misschien een beetje. Maar toch ook weer niet heel veel. We lijken wel bang voor een leeg weekend. Een werkdag zonder afspraken. Doe vooral wat je leuk vindt en waar je blij van wordt, maar doe het zo dat je het nog heel lang vol kunt houden en leuk blijft vinden.

Doe je druk of ben je druk?

“Hoi! Hoe gaat het?” *“Ja, goed. Druk!”*

Vs:

“Hallo! Lang niet gezien. Lekker druk zeker?” *“Neuh.”* “Niet? Wat vervelend!” *“Nou, nee hoor.”*

Het eerste gesprek vinden we doodnormaal, het tweede blijft wat gek. En toch vind ík het gek dat hoe het met mij gaat af te meten is aan hoe druk ik ben. Dat het goed met me gaat als ik me drie slagen in de rondte ren. Nou, dat heb ik gedaan en dat beviel niet. Was ook niet goed voor me, trouwens.

Als ik (te) druk ben loopt de spanning op, word ik ongezelliger, kan ik me minder goed focussen en word ik slordiger. Het is echt nergens goed voor. Ik wil dan ook zo snel mogelijk terug naar rust en overzicht. Naar wel de hele dag werken, maar niet het gevoel hebben dat ik standaard een dag of drie achterloop. Toch máák ik me geregeld even heel druk. Gewoon even lekker doordoen. Met de dingen die ik die week of dag wil doen. Dan heb ik de regie over mijn dagen. Heerlijk. Op het saaie af soms.

Over je eigen tijd en agenda in dit geval. Tuurlijk zijn er mensen waar je rekening mee wilt houden. Het is heel fijn dat die er zijn, dus dat doe je graag. Maar voor het grootste deel ben jij de baas over jouw agenda. Het is weer de nee voor iets of iemand anders, die een ja voor jezelf is.

Best use of time

Hoe gebruik je de tijd die je hebt het beste? Wat levert het meeste op? In de breedste zin van het woord. Dat het doen van een bepaalde taak een voldaan gevoel oplevert is zeker zo waardevol als het resultaat of zelfs het geld dat je ervoor krijgt. Tony Crabbe zegt in zijn TED Talk dat het steeds niet of net niet doen wat je zou willen een continu gevoel van falen geeft. Niet heel prominent misschien, maar het is er wel steeds, in je achterhoofd.

Om dat gevoel voorgoed uit te zetten is het belangrijk te weten waar jij je tijd aan wilt besteden. En om dat dan voorrang te geven. Dat hoeft niet eens de hele dag. Geef jezelf een uur per dag om te doen wat jij, en alleen jij, belangrijk vindt. Je krijgt het gevoel dat je vooruitgang boekt. Consequent iedere dag een uur telt na verloop van tijd heel aardig op. Dat samen doet wonderen voor je. Het is goed voor je energie, voor je betrokkenheid en je creativiteit.

Prioriteiten stellen

“Hoe dan?” hoor ik je denken. Hoe maak ik in hemelsnaam een uur per dag vrij? En hoe weet ik wat ik dan ga doen?

Denk even aan de kostbaarheid van tijd. Het feit dat je tijd niet kunt opsparen. Weg is weg. Vraag je ook af wanneer je tegen jezelf zegt “Ooit ga ik…” of “Als ik met pensioen ben ga ik…”. Wat zou je dan doen? Hoe zou je het vinden als je de prioriteit voor die activiteit eens verhoogd? Omdat dat goed voor je is.

Een bekende en eenvoudige manier om dat te doen is de Eisenhowermatrix. Vier kwadranten waarin je belangrijke, niet belangrijke, urgente en niet urgente zaken kwijt kunt. In een later blog maken we dat praktisch, nu eerst even het verschil tussen belangrijk en urgent.

Eisenhouwer kwadrant 1: belangrijk

De belangrijke dingen zijn bijna nooit ook urgent. Als dat wel het geval is, is er meestal iets ernstigs aan de hand. Als je kind ziek is, is dat belangrijk en urgent. Daar hoef je niet eens over na te denken.

Het grootste nadeel van belangrijke zaken is dan ook meteen dat ze niet urgent zijn. Dat zorgt ervoor dat ze soms voor eeuwig op het “dat doe ik morgen wel”-lijstje staan. Er is niet meteen een probleem als je het niet nu doet. Het gaat over langetermijndingen, die morgen ook wel kunnen. Dit is een belangrijke bron van een onbevredigd gevoel, dat gevoel van falen waar we het eerder over hadden. Je weet heel goed dat het belangrijk is om de kwartaalbijeenkomst goed voor te bereiden, ook al is dat pas over twee maanden. Je weet heel goed dat het belangrijk is om wat klusjes in huis te doen, om te voorkomen dat er straks veel groter werk nodig is. Maar ja, er valt niet nu iets om. Er staat niet nu iemand te vragen om die presentatie.

Eisenhouwer kwadrant 2: urgent

En er is wel van alles dat wel nu gedaan moet worden, anders gaan er dingen fout. Of gaan er mensen mopperen. Die tientallen e-mails beantwoorden zichzelf niet. Je kunt die mensen die aan je bureau staan ook moeilijk wegsturen (of kan dat wel?). En ja, je hebt beloofd vanavond mee te gaan naar de borrel van de tennisclub.

Urgent is vaak irritant. Vind ik dan. Het laat je namelijk geen keus. Geen tijd om na te denken. Het moet nu! Het zijn ook vaak dingen die je niet zelf bedacht hebt. Het wordt op je bureau of bord gelegd, met een verwachting. En zolang jij niet de regie pakt, blijft dat gebeuren. Dan blijft je bureau of je bord een plek waarvan mensen (onbewust) weten; als ik daar wat neerleg wordt het geregeld.

Het hebben van een strakke planning is voor veel mensen een schrikbeeld. Moet ik dan altijd alles op precies hetzelfde moment doen? Dan ben ik toch helemaal niet meer flexibel? Dan is toch alle lol eraf? Dat is natuurlijk een beetje hypocriet, want het mopperen over wat anderen allemaal op je bureau of bord gooien is ook niet van de lucht. Dus zoveel plezier had je er nou ook weer niet van.

Ik heb geleerd dat ik veel meer lol heb, omdát ik minder flexibel ben. Wat overigens niet betekent dat ik overal nee tegen zeg of nooit met dingen schuif. Voor mij is dat het verschil tussen plannen (een werkwoord) en het hebben van een planning (een zelfstandig naamwoord).

Basisplanning

Ik heb een basisplanning waarin dingen staan die ik op bepaalde momenten van een dag, week of maand wil doen. In principe is alles onderhandelbaar, het hangt er maar net vanaf wie wat van me vraagt. Mijn ochtendroutine overslaan voor een kennismaking met een gedroomde klant? Tuurlijk! Mijn vaste vrijdagavond-eten-met-onze-beste-vrienden-en-hun-dochters opgeven voor een netwerkborrel? Zeker niet. Enzovoort.

Het feit dat er een basisplanning is, maakt beslissingen over wel of niet ja zeggen makkelijker. Vooral omdat die basisplanning gebaseerd is op wat ik belangrijk vind. In de blogs hierna ga ik je helpen ook zo’n basisplanning voor jezelf te maken. Een structuur waar je altijd op kunt terugvallen als je de regie even kwijt bent geraakt.

Todo-lijstjes

Ik vind lijstjes maken heerlijk! Ik maak zelfs wel eens lijstjes waar dingen op staan die ik al gedaan heb, want dan kan ik ze lekker afvinken. Het gevaar todo-lijstjes is vooral dat ze oneindig zijn of worden. Er is altijd nog wel iets te doen. Zo’n eindeloze lijst is enorm demotiverend. Je ziet bij voorbaat dat je er geen beginnen aan is. In dat geval is afvinken ook niet meer leuk.

Mijn advies is om wel een overzicht van je taken te hebben, maar om je energie en je aandacht een belangrijke rol te laten spelen in je dagelijkse planning.

Je energie is niet de hele dag door hetzelfde. Hoe je energie is gedurende de dag is voor iedereen anders. Dus ga vooral goed bij jezelf na hoe het voor jou zit. Ik weet dat ik vaak in de tweede helft van de middag enorm kan focussen. Net na de thee, zeg maar. Daar houd ik dus rekening mee in mijn planning. De ochtenden zijn voor mij juist beter voor kleine dingen, met veel afwisseling.

Energiemanagement

Als je weet hoe je energie is door de dag heen, kun je je planning daar op aanpassen. Dan wordt het minder worstelen en meer gebruik maken van wat er van nature is. Het meest voor de hand liggende voorbeeld is misschien wel het uur net na de lunch. Voor veel mensen geldt dat als een “dipje”. Ideaal voor het beantwoorden van korte e-mails, wat papierwerk opruimen, een boodschap. Kortom de dingen die geen volledige focus van je vragen.

Time blocking toepassen

Als je weet hoe het met je energie zit, kun je ook je momenten van attentie of aandacht goed benutten. Je gaat dan [time blocking of time boxing](https://todoist.com/productivity-methods/time-blocking) toepassen. Je blokkeert een tijdvak voor één (soort) taak of één project. Dat kan een uur zijn of de een hele middag. Wat voor jou werkt. En vergeet niet ook een blok te plannen voor “dingen die er tussendoor komen”. Vragen van collega’s, mensen die je terug moet bellen enzovoort. Je hebt ruimte nodig voor onverwachte dingen, dat kun je dus gewoon alvast inplannen zonder dat je weet wat het gaat zijn. Geen onverwachte dingen? Tijd over!

Een praktisch voorbeeld; eerder noemde ik een kwartaalbijeenkomst. Je weet lang tevoren wanneer die zal zijn. In je planning kun je dan blokken plannen voor de voorbereiding. In maand -3 misschien twee blokken van een uur om te brainstormen over onderwerpen en de agenda. In maand -2 vier blokken van anderhalf uur om de onderwerpen te researchen en je verhaal op hoofdpunten uit te werken. In maand -1 vier blokken van twee uur om de volledige uitwerking te doen.

Een kwartaalbijeenkomst is een groot evenement, maar dit werkt op kleine schaal net zo goed voor de maandelijkse verkoopvergadering. Daar kun je structureel tijd voor inplannen in week -4 tot en met week -1, en dat dan iedere maand herhalen. Bedenk dat het ergste dat er kan gebeuren is dat je de tijd niet nodig hebt…… dan heb je dus tijd over!

Maak het zo klein mogelijk

Doelen kunnen een even goede leidraad zijn om tijdsblokken in te plannen. Als je eind van het jaar een bepaald doel gehaald wilt hebben, is het prettig als je daar niet pas in december aan begint. Schat zo goed mogelijk in wat je moet doen voor het halen van je doel. Maak de taken echt zo klein als je kunt. Dat zet je in je todo-lijst. Dan kun je bijvoorbeeld vanaf juli iedere twee weken doen wat nodig is. Je maakt voortgang en je hebt tijd om bij te sturen mocht dat nodig zijn. Als je pas in december begint is het een gegarandeerde haastklus en ruimte om bij te sturen is er ook niet. Voel je het verschil?

Ik hoor je denken ‘mijn jaar?!’. Dat is minder gek dan het lijkt, vooral omdat je op langere termijn over steeds grotere blokken tijd gaat nadenken. De clou is dát je er over nadenkt. Dit praktische deel gaat nooit helemaal af zijn. Je begint met iets dat werkt, er verandert iets in je omstandigheden en dat vraagt aanpassing van je basisstructuur. Geen probleem. Gooi het hele idee van ‘af en perfect’ gewoon nu vast weg, dat geeft heel veel rust. Laat het met je meegroeien en ontwikkelen. Het is van jou en je mag het dus altijd, echt altijd, aanpassen.

Hoe ziet je jaar eruit?

We beginnen op een soort van metaniveau. Wat zijn de grote blokken in je jaar die je nu al kunt aangeven? Je vakantie. De feestdagen. Familieweekenden. Denk hierbij in weken, weekenden en meerdere aaneengesloten dagen. Kleur ze in of arceer ze.

Hoe ziet je maand eruit?

Dan ga je hetzelfde voor iedere maand doen. Wat weet je al? Welke afspraken zijn er al gemaakt? En ook, in november kun je met die zorgverzekering aan de slag 😉 Als je dat nu in de eerste week van november zet, kun je tegen die tijd beslissen wanneer je het werkelijk gaat doen. Maar je hoeft er tot die tijd niet meer aan te denken én het hoeft niet op het laatste moment. Heerlijk toch?

Dus, vul de maand met de vaste sportafspraken, de dagen dat de kinderen bij opa en oma zijn, de dagen dat je voor je werk altijd op een andere locatie bent. Alles wat je inzicht geeft in de tijd; is die vrij te besteden of is die al op een manier besproken?

Dit is nog steeds een redelijk grove planning. Je geeft bv alleen aan of het de ochtend, middag of avond vult. Taken die in die maand moeten gebeuren schrijf je op de eerste maandag. Tegen die tijd ga je ze definitief inplannen.

Hoe ziet je week eruit?

Door de maanden in te vullen beginnen ook je weken vorm te krijgen, want veel herhalende afspraken zullen eens per week of per twee weken zijn. In je weken kun je ook je werktijd arceren. Wanneer ben je aan het werk, thuis of bij je werkgever? Wat is reistijd? We vergeten het vaak, maar stiekem gaat er best veel tijd zitten in de logistiek!

Hier zit dus ook het geheim van werkelijk twee keer per week naar de sportschool gaan! Je hebt vooraf nagedacht over wanneer je dat gaat doen en dat in je agenda gezet. Dan gaat het vast nog wel eens niet, maar als je je in 90% van de gevallen aan de afspraak houdt, dan is dit voornemen een makkie. Je hebt het niet aan toeval overgelaten.

Hoe ziet je dag eruit?

Mijn dag is niet meer zo toevallig als vroeger. Ik heb voor mijn weekdagen een duidelijke structuur die in de afgelopen jaren is ontstaan. Het is onmogelijk voor mij om je advies te geven over hoe je je dag moet inrichten. Het is zo afhankelijk van de rollen die je hebt. Ik heb geen kinderen, dus hoef geen rekening te houden met ontbijt, lunch of naar school gaan.

Maar werk in ieder geval naar een ritme toe; opstaan, sport, ontbijt, kinderen naar school, koffie met jezelf, werk enzovoort. Het voordeel van een ritme is namelijk dat het houvast geeft en na wat tijd een soort van vanzelf gaat. Ik hoef niet meer na te denken over mijn ochtend; ik sta op, pak mijn yogamat, doe yoga, drink thee, kleed me aan, schrijf in mijn journal, drink een espresso en ga rond half negen naar mijn kantoor. Iedere dag. Het voelt gek als het NIET zo gaat.

Dat is wat ik je gun, dat je dagen minder toevallig zijn. Een beetje saai zelfs? Ja, misschien. Maar heel eerlijk; ik vind dat wel fijn, want het betekent dat ik energie overhoud voor andere dingen.

Je kunt het volgende op papier of digitaal doen, net wat je prettig vindt. Houd in ieder geval je overzicht van hoofd- en bijrollen bij de hand. Als papier je voorkeur heeft gebruik dan printbare
maandoverzichten. Google op “printbare kalender” zodat je de maanden met de juiste data kunt printen.

Zet de basisstructuur in je agenda

Dus neem alles van je uitgeprinte maanden over in je digitale agenda. Als je met een papieren agenda werkt, doe het dan vooral met potlood! Dingen veranderen nou eenmaal en iedere keer een nieuwe agenda kopen is ook niet de bedoeling. Toen ik net begon met echt regie pakken over mijn tijd heb ik zelfs weer een papieren agenda gekocht, omdat het visuele me hielp. Na anderhalf jaar ben ik weer helemaal teruggegaan naar mijn digitale agenda. Dus zoek vooral naar de manier die voor jou werkt. Er is niet één goede of perfecte manier. Het grote voordeel van digitaal werken vind ik dat ik herhalende afspraken of plannen maar één keer hoeft in te voeren. Volgens mij snappen alle digitale agenda’s herhalingen als “iedere eerste maandag van de maand”. Heel handig!

Werk met kleuren

Wat ik prettig vind is werken met kleuren voor verschillende soorten agenda-items. Ik kan daardoor in één oogopslag zien of ik op een bepaalde dag bijvoorbeeld reistijd heb, of alleen afspraken met mezelf. Zo kan ik snel reageren op iets nieuws dat binnenkomt. Staat er op die plek iets in blauw? Dat is een afspraak buiten de deur en dus moeilijk te verzetten. Is het oranje, dan is het een afspraak met mezelf en kan ik dus ter plekke besluiten wat ik voorrang geef.

Ook hier, rustig aan beginnen! Zoek naar wat voor jou werkt. Misschien is onderscheid tussen werk en privé genoeg. Misschien wil je er na een maand nog een kleur bij voor sport of iets anders.

Plan ook je rust

Vergeet niet ook je rust en ontspanning in te plannen. Hard werken is niet erg, als je ook zorgt voor voldoende ontspanning en rust. Ik noem ze bewust allebei.

Ontspanning kan betekenen dat je wel bezig bent, maar met iets waar je energie van krijgt of waar het rustig van wordt in je hoofd. Voor mij is dat koken. Heerlijk om na een dag werk de keuken in te duiken en te snijden, roeren en proeven. Het vraagt een vorm van focus waardoor mijn brein de dag kan verwerken.

Rust is passief en vooral slapen. Voldoende slaap lijkt soms hopeloos uit de mode. Laat je niet voor de gek houden. Een continu slaaptekort heeft een negatief effect op veel aspecten van jou en je leven. Als je een slechte slaper bent, is het aan te raden te onderzoeken wat je kan helpen om goed door te slapen. Tussen de zeven en negen uur slaap is goed voor je. En ja, als je vroeg op moet, dan ga je dus ook vroeg naar bed. Ik sta om half zeven op en lig uiterlijk om half elf in bed. In het weekend sta ik wat later op, maar op zaterdag en/of zondag “bijslapen” doe ik al jaren niet meer. Het is gewoon niet meer nodig.

Waar vul je de overgebleven tijd mee op?

Wat denk je? Valt het wel mee met wat er allemaal in je agenda staat of krijg je er misschien toch minder goede kriebels van? Hoeveel gaten zitten er nog in? En vind je dat fijn of vraag je je nu al af waar je die mee gaat vullen?

Je kunt nu als een malle alle bijrollen die nog geen plek hadden gekregen in de lege plekken gaan zetten. Maar misschien is het een goede oefening om het leeg te laten en te kijken wat er de eerste maand gebeurt. Wat doe je werkelijk in die tijd? Misschien zijn er wel patronen waar je je helemaal niet bewust van bent.

Eén ding is zeker, je hebt nu goed inzicht in je tijd. Laat het gevoel dat dit inzicht oproept er vooral even zijn.