Veel tijd, weinig tijd, tijdsdruk, tijdverlies. Allemaal vormen van tijd die we allemaal op verschillende momenten ervaren. Toch hebben we allemaal precies 24 uur in een dag. Geen seconde langer. Of korter.

Grip op je dag. Grip op je werk. Grip op je agenda. Grip op je leven. Kortom grip op je tijd, is iets dat we allemaal willen. Niet allemaal evenveel misschien, maar toch. Zonder op z’n minst enige grip is het een gedoe.

Is het voor leidinggevenden nog net iets belangrijker dan voor andere medewerkers?

Ja, ik denk het wel. Je hebt namelijk een verantwoordelijkheid gekregen die maakt dat mensen, en vooral je team, kijken naar hoe jij dingen doet. Dat gaat meestal onbewust. De kracht van dat voorbeeldgedrag wordt nog steeds grondig onderschat. Dat neemt niet weg dat ik blijf zeggen; mensen doen niet wat je zegt, ze doen wat je doet. Ze doen je na. Ze leren van je. Loop jij altijd net overal te laat binnen? Vergeet je gemaakte afspraken? Vergeet je je thuis soms compleet, omdat er werk af moet? Het wordt gezien. Het is zonder woorden toestemming geven voor te laat komen, voor afspraken vergeten en voor je werk belangrijker maken dan je gezin of partner.

Natuurlijk loop je je hier niet de hele dag bewust van te zijn. Maar vanaf nu kun je het niet meer ontkennen. Wat je eenmaal weet, kun je niet meer niet-weten. Je gedrag aanpassen is een proces. Dat is niet morgen klaar. Nu we het daarover hebben; het is nooit klaar. Weet je dat ook vast. Je leven veranderd. Andere baan, andere man of vrouw, ander huis. Bedenk het maar.

Maar we beginnen met wat achtergrond

Hoe kostbaar tijd eigenlijk is. Hoe perceptie ervoor zorgt dat de ene minuut veel langer duurt dan de andere. In het derde deel hebben we het over regie en wat daarvoor nodig is. Deze achtergrond is voor iedereen hetzelfde. Hoe jouw grip er uiteindelijk uit gaat zien is heel persoonlijk. Geen twee mensen en geen twee levens zijn hetzelfde. Leren van anderen is super-waardevol, maar daarna je eigen weg kiezen is wat maakt dat het gaat werken.

Waaraan gaat het op?

Weet jij waar je tijd blijft? Vraag je je op vrijdag wel eens af wat je deze week, die toch echt alweer voorbij is, eigenlijk hebt gedaan? En dan vooral of je gedaan hebt wat JIJ wilde doen en niet wat anderen van links en rechts naar je toe gooide.

De tijd vliegt

We zeggen het zo makkelijk; de tijd vliegt. Hoe ouder je wordt hoe meer je dat gaat voelen. Hup! Weer een jaar voorbij. Een jaar dat begon met goede voornemens. Nu toch echt een andere baan. Of gaan werken aan je fitheid, met goede regelmaat. Dit jaar eet je minimaal vier van de vijf werkdagen thuis, met de mensen die belangrijk voor je zijn. De statistieken van hoe dat gaat met goede voornemens moet je zelf maar even opzoeken. Niet echt om vrolijk van te worden. Voor je het weet is het een week niet gelukt. Dan twee weken niet. Dan twee maanden niet. En dan is het bijna kerst en denk je na over de voornemens voor het nieuwe jaar.

Er zijn twee belangrijke oorzaken die maken dat de goede voornemens zoals wij die kennen niet werken. Allereerst gaat het alleen over een resultaat. Bijvoorbeeld; twee keer per week naar de sportschool. Dat gaat niet vanzelf gebeuren. Focus op het resultaat is wensdenken, hopen dat het goed komt. Hoop is een hopeloze strategie. Wat moet je doen, om twee keer per week in de sportschool te staan? Daarover in het praktische deel 4 meer!

Het andere dat in de weg staat van goede voornemens zijn je gewoonten. Vaak gaan de voornemens over het aanleren van nieuwe gewoonten. Dat lukt alleen als je heel bewust bezig bent met het omzeilen van je bestaande gewoonte. Die bestaande gewoonte, daar denk je niet over na. Dat heb je al gedaan voor je het weet. Daarom zijn gewoonten zo fijn. Kost weinig tot geen energie. Dat veranderen is niet makkelijk. Gewoonten zijn zo’n interessant en uitgebreid onderwerp dat ik daar een heel Vakblad over kan maken!

Bewustzijn en bewust zijn

Bewustzijn en bewust zijn. Een leuk en belangrijk spel met woorden.

Bewustzijn gaat over het kennen van jezelf. Weet je wat je doet? Welke impact dat heeft? Weet je wat je triggers zijn? Waar wordt je boos van of blij? Het gaat over het nadenken over dat soort dingen nadat het heeft plaatsgevonden en als je er beter in wordt, tijdens en zelfs voor dat het plaatsvindt. Dan kun je tijdens een gesprek ook naar jezelf kijken en je afvragen hoe je deelneemt aan dat gesprek. Maar laten we beginnen bij het begin.

Je zelfbewustzijn trainen kun je doen door bijvoorbeeld iedere dag aan het eind van de dag even terug te kijken. Je neemt even kort door, met jezelf, wat je die dag gedaan hebt. Wat je goed vond gaan en wat je beter zou willen doen. Waar je je aan ergerde en waar je trots op bent. Dat soort vragen. Het goede en het minder goede. Als je iets ontdekt dat je steeds doet en dat eigenlijk nooit effectief is, kun je gaan werken aan het aanleren van nieuw gedrag.
Bewust zijn gaat over je fysieke en mentale aanwezigheid. Ben je er echt? Je komt thuis, zit aan tafel met je gezin en bent met je hoofd nog bij het laatste gesprek op het werk. Je hebt twee overleggen vlak na elkaar gepland en aan het begin van de tweede ben je er nog helemaal niet bij. Alles wat er in het vorige overleg werd besproken tolt nog door je hoofd. Je doet jezelf en de mensen met wie je aan tafel zit een groot plezier om daar wat aan te doen. Of dat nou de eettafel of de vergadertafel is.

Het allerbelangrijkste is ook hier zelfbewustzijn. Voel dat je er niet of nog niet helemaal bent. Leg het op tafel en vraag wat tijd. Om kort aan je gezin of partner te vertellen wat er het laatste uur op je werk speelde. Of om voor je echt aan het volgende overleg begint, je gedachten en aandachtspunten even op te schrijven. In beide gevallen kan 5 minuten het verschil maken.

Wat is waardevol?

Zie jij je tijd als waardevol? Kies je bewust waar je het aan besteed? Heb je het gevoel dat je nog tijd zat hebt om te doen wat je echt leuk en belangrijk vindt?

Je hebt maar één leven

Ik weet het, het klinkt misschien een tikkeltje dramatisch. Maar wat je ook gelooft over leven na de dood; wat er is, is nu. Dus wat doe je nu? Doe je wat je moet doen en hoop je straks tijd te hebben voor het belangrijke, het leuke, het nodige? Hoop is nog steeds niet de beste strategie. Zeg eens tegen jezelf; ik heb dit leven, ik heb nu. Als alles zou kunnen, wat zou ik dan doen? Wijkt het antwoord erg af van hoe je leven er nu uitziet? Dan zou ik vooral doorlezen.

Waar zeg je ja tegen?

Ja zeggen is makkelijk. Ja zeggen is lekker. Ja zeggen is goed voor je zelfvertrouwen. Geen gezeur, je maakt iemand blij, je voelt dat je nodig bent. Dus we doen het snel en vaak. Als je het mij vraagt veel te snel en veel te vaak. Ook hier speelt het niet bewustzijn van je gedrag een grote rol. We herkennen denk ik allemaal van die momenten dat je je afvraagt waarom je in hemelsnaam ja gezegd hebt. Het was al gebeurd voor je er goed over na kon denken. Dit is een goed punt om mee te nemen in je terugkijkmoment aan het eind van de dag.

Als we het nog verder afpellen komen we bij hoe het voelt om géén ja te zeggen. Het gevoel dat je de vragensteller misschien aan zijn of haar lot overlaat. Of het gevoel dat als je er niet bij bent, je misschien belangrijke dingen mist. Het gevoel dat je straks niet meer nodig bent als je nu geen ja zegt. Dat is een interessante gewaarwording. Een spannende ook. Uit ervaring weet ik dat mensen het maar irritant vinden als je geen ja (meer) zegt. Ik weet ook dat ze het wel overleven en er in sommige gevallen enorm vindingrijk van worden. Je gaat ook dingen missen. Dingen die misschien leuk waren om te weten of mee te maken, maar niet noodzakelijk. Weet je trouwens dat het heel goed is voor je zelfvertrouwen als je dingen kunt doen die je echt belangrijk vindt, in plaats van de hele tijd (andermans) brandjes te blussen?

Waar zeg je nee tegen?

Iedere keer dat je tegen iets of iemand nee zegt, zeg je ja tegen jezelf.
Korter kan ik het niet maken. Straks in het praktische deel zet ik je aan het werk met wat belangrijk voor je is. Dat gaat je helpen om te kiezen voor een nee, waar je nu uit gewoonte misschien ja zegt en daar later spijt van hebt. Want natuurlijk moet je ja blijven zeggen tegen de mooie, belangrijke, leuke en een paar noodzakelijke dingen.

Opsparen kan niet

Dus tijd is kostbaar. Je kunt het echt maar één keer uitgeven. Er bestaat niet zoiets als een spaarrekening voor tijd. Heb je het moment gemist, dan is het ook echt weg. Gun het jezelf om de momenten die er toe doen heel bewust mee te maken. Zoveel als kan.

Misschien vraag je je af wat dat met leidinggeven te maken heeft. Je kunt raden wat ik ga zeggen; alles! Wil je als voorbeeld geven dat je leven geleidt wordt door alles en iedereen, maar niet door jezelf? Wil je je team leren dat ad hoc reageren en altijd je eigen wensen en dromen aan de kant schuiven zal leiden tot een gelukkig (werk)leven? Ik hoop het niet! Als leidinggevende die werkt aan de balans tussen werk en privé, tussen lange en korte termijn, tussen het individu en het grote geheel, ben je voor je team een inspiratie. Je geeft ze impliciet toestemming om dezelfde balans te zoeken. Onderzoek laat zien dat medewerkers daar gelukkiger van worden en dat gelukkiger medewerkers productiever zijn en kwalitatief beter werk leveren. Iedereen wint!

Tijd is niet altijd hetzelfde

Soms duurt een minuut een eeuwigheid. Soms zijn diezelfde 60 seconden om voor je adem hebt kunnen halen. Tijd veranderd mee met de context, met de activiteit, met het gezelschap en je humeur. Dat kan voor je werken en dat kan zeker ook tegen je werken. Je kunt leren er gebruik van te maken en minder vaak het gevoel te hebben dat je tijd tekort komt. Je kunt zelfs gaan ervaren dat je tijd over hebt. Hoe vind je dat?

Wat is lang?

Dat duurt een eeuwigheid! Wat betekent dat eigenlijk? Mijn buurkinderen vragen bij een autorit van 15 kilometer al voor het eind van de straat of het nog lang duurt. Terwijl ik uit kan kijken naar de vakantierit naar Italië.

Flow ervaren

Soms vliegt de tijd voorbij zonder dat je er erg in hebt. Je begint ergens aan en als je stopt blijkt er een halve dag voorbij te zijn. Zomaar. Niks van gemerkt. Het fenomeen staat bekend als flow. Compleet opgaan in dat wat je aan het doen bent. Kinderen kunnen dat bijna vanzelf. Voor ons werkende mensen is er zoveel afleiding en afspraken en onderbrekingen dat het ons bijna niet meer lukt. De vraag is natuurlijk ook of we met iets bezig zijn waar we ons helemaal in willen verliezen. Iets wat we zo fijn vinden om te doen, dat tijd niet meer bestaat.

Ik heb twee dingen moeten leren om weer flow te ervaren. Allereerst door te zoeken naar wat ik fijn vind om te doen. Iets met liefde doen gaat gewoon makkelijker. Het tweede dat ik geleerd heb is dat je vooral moet beginnen. De flow is er namelijk nooit meteen. Denk er iets langer over na en je snapt dat dat ook helemaal niet kan. De meeste dingen moet je even inkomen. Dan kom je in flow. Als je dat weet kun je een ruim tijdsblok inplannen, waarvan vooral de begintijd vaststaat en je klaar bent als je klaar bent. Of dat nu na een uur is of na drie uur.

Afleiding is de doodsteek voor flow

Je wordt uit je werk- en denkritme gehaald. Je raakt letterlijk de draad kwijt. Dus help jezelf en sluit alle afleiding buiten. E- mail uit. Telefoon in een andere kamer. Herinneringen of andere geluiden uit. En muziek of geluid waar je lekker op werkt aan. Dat kan per soort werk heel verschillend zijn. Als ik mijn administratie moet doen zet ik het liefst mijn lijst met dansbare liedjes. Als ik nieuwe dingen schrijf is dat niet wat werkt. Dan is het of klassieke muziek of de onweer- en cafégeluiden van Noisly. Of het geluid van een trein. Die cadans doet wonderen voor mijn focus!

Het enige dat aan mag is een wekker voor de absolute eindtijd. Want ook het gevoel dat je wel op tijd moet stoppen kan je enorm uit je flow houden. Dus als je maar twee uur hebt, zet dan een wekker voor over 1 uur en 45 minuten. Een keukenwekker werkt hier prima voor. Lekker analoog! Je zet de wekker dus niet op twee uur, want dan moet je alsnog alles uit je handen laten vallen en rennen. Met 1 uur en 45 minuten heb je een kwartier om rustig af te ronden waar je mee bezig was.

Parkinson’s Law

Wonderlijke wet dit! “Werkt duurt zolang als de tijd die je er voor inplant.” Hè, wat?
Nou kijk. Je moet een saai klusje doen. Daar heb je een uur voor in je agenda geblokt. Dan kun je er vanuit gaan dat dat klusje een uur gaat duren. Er is iets in ons dat zorgt dat we de tijd die we hebben ook gewoon volmaken. Vooral bij rotklusjes. En dan vooral met van alles dat leuker lijkt dan dat klusje.

Terwijl je dit gegeven ook voor je kunt laten werken. Als je voor datzelfde klusje een half uur inruimt, lukt het namelijk zeer waarschijnlijk ook. Je legt jezelf een beetje druk op en hup, dan ga je doen wat je jezelf beloofd had te doen. Hier geldt dan wel weer; alle afleiding uit en weg. Want vooral tijdens saaie klusjes is alles behalve dat klusje interessant. Ik weet er alles van. Als het eenmaal een paar keer gewerkt heeft, dan wordt het vanzelf een uitdaging om er de volgende keer 20 minuten voor te plannen.

Hoeveel tijd kost iets?

Weet jij het? Hoeveel kun je in een dag gedaan krijgen? En hoeveel in een maand, of een jaar?

We overschatten

Ooit volgde ik een soort van “ruim je todo-lijst op” challenge. Een week lang aan de slag met taken die soms al heel lang op de todo-lijst stonden. Of je die week veel vooruitgang ging boeken hing natuurlijk af van de voorbereiding. Dus één van de opdrachten was om een dagplanning te maken. Tot op het halve uur nauwkeurig. De dame die de challenge begeleide had dit duidelijk al vaker bij de hand gehad, want ze liet ons de geplande tijdsblokken verdubbelen. Verdubbelen!

Ze had wel gelijk. Mijn planning was echt belachelijk optimistisch. Ik had zomaar 10 heel verschillende dingen op één dag gepland. Dat lukte dus ook mooi niet. Van haar leerde ik dat het mensen eigen is om te overschatten wat we op een dag kunnen doen. Je mag dan 8 uur werken, 8 uur effectief zijn is echt wat anders. Dus als je voor morgen 3 overleggen en nog wat dingen die je moet doen hebt staan, zeg dan géén ja tegen nog een verzoek om iets morgen af te maken. Het zal al uitdaging genoeg zijn om alles wat er nu in je agenda staat te doen.

We onderschatten

Wonderlijk is dan wel te leren dat we het omgekeerde doen als het om een langere periode gaat. Inschatten wat we in een jaar voor elkaar kunnen krijgen, kunnen we ook niet goed. Maar dan omdat we te pessimistisch zijn.

Om snel te snappen hoeveel je in een jaar doet is dit een inzichtelijke oefening. Pak één A4 vel en een pen. Open je agenda (werk en privé) en ga naar precies een jaar geleden. Begin te bladeren en schrijf alles op dat je belangrijk vond of interessant of speciaal of waar je goede herinneringen aan hebt. Kortom alles dat je is “bijgebleven”, voor goede of minder goede redenen. Spoiler alert! Als ik dat doe aan het begin van een nieuw jaar is mijn A4-tje altijd te klein. Als ik ergens in juli ben is het vol! Zoveel is er gebeurd.

Dus als je een jaarplan maakt, mag je jezelf een beetje uitdagen. Dappere doelen stellen. Er is meer haalbaar dan je voor mogelijk houdt!

Iedereen heeft 24 uur

Hoe lang duurt jouw dag? Hoeveel uur slaap je? Hoeveel uur eet je, relax je, sport je, werk je? Iedereen heeft dezelfde 24 uur. Ik vind het soms nog steeds confronterend om te bedenken dat daar het verschil dus niet zit. Het verschil zit in de keuzes die ik maak als het om mijn tijd gaat. Mijn keuzes. Daar kan ik niemand anders verantwoordelijk voor houden. Hmmmm. Dat is soms best ongemakkelijk.

Tijdsdruk

Tijdsdruk is een ervaring. Het bestaat niet echt. En toch voel je het wel echt. Het gevoel dat je van het één naar het ander rent. Dat je achterna gezeten wordt. De hele tijd haast hebt.

Beter plannen is een oplossing. Ja, maar wel een waardeloze. Want teveel is teveel. Ook als het superstrak gepland is. Dan heb je nog steeds geen tijd om na te denken, adem te halen, misschien zelfs even niks te doen. Dat kan wel op het moment dat je heel bewust ja en nee zegt tegen dingen.

Weet je nog? Een nee voor iets of iemand, is een ja voor jezelf. Het zijn jouw 24 uur. Jij mag kiezen. Wat zou het je opleveren als er meer rust in je dag, week en maand zit?

Zeeën van tijd

Wat zou het je opleveren als je misschien zelfs ervaart dat je tijd genoeg hebt? Tijd genoeg zeg je? Hoe dan?

Dat weet je al. Kijk, ik hoor vaak dat er dan gekozen moet worden tussen allemaal leuke dingen. Hoe kan dat nou? Sport is leuk. Met vrienden uit eten is leuk. Met je kinderen naar de dierentuin is leuk. Een goed boek lezen is leuk. Die ene serie bingewatchen is leuk. Natuurlijk is dat zo. Maar is het ook leuk als je het allemaal op dezelfde dag doet? Hoe kijk je terug op al die activiteiten als je er niet eentje echt bewust hebt meegemaakt, omdat je steeds op je horloge keek?

Ik overdrijf misschien een beetje. Maar toch ook weer niet heel veel. We lijken wel bang voor een leeg weekend. Een werkdag zonder afspraken. Doe vooral wat je leuk vindt en waar je blij van wordt, maar doe het zo dat je het nog heel lang vol kunt houden en leuk blijft vinden.

Doe je druk of ben je druk?

“Hoi! Hoe gaat het?”
“Ja, goed. Druk!”

“Hallo! Lang niet gezien. Lekker druk zeker?”
“Neuh.”

“Niet? Wat vervelend!”
“Nou, nee hoor.”

Het eerste gesprek vinden we doodnormaal, het tweede blijft wat gek. En toch vind ìk het gek dat hoe het mij gaat af te meten is aan hoe druk ik ben. Dat het goed met me gaat als ik me drie slagen in de rondte ren. Nou, dat heb ik gedaan en dat beviel niet. Was ook niet goed voor me, trouwens.

Als ik (te) druk ben loopt de spanning op, word ik ongezelliger, kan ik me minder goed focussen, word ik slordiger. Het is echt nergens goed voor. Ik wil dan ook zo snel mogelijk terug naar rust en overzicht. Naar wel de hele dag werken, maar niet het gevoel hebben dat ik standaard een dag of drie achterloop. Toch máák ik me geregeld even heel druk. Gewoon even lekker doordoen. Met de dingen die ik die week of dag wil doen. Dan heb ik de regie over mijn dagen. Heerlijk. Op het saaie af soms.

Regie hebben is zoiets als de baas zijn

Over je eigen tijd en agenda in dit geval. Tuurlijk zijn er mensen waar je rekening mee wilt houden. Het is heel fijn dat die er zijn, dus dat doe je graag. Maar voor het grootste deel ben jij de baas over jouw agenda. Het is weer de nee voor iets of iemand anders, die een ja voor jezelf is.

Best use of time

Hoe gebruik je de tijd die je hebt het beste? Wat levert het meeste op? In de breedste zin van het woord. Dat het doen van een bepaalde taak een voldaan gevoel oplevert is zeker zo waardevol als het resultaat of zelfs het geld dat je er voor krijgt. Tony Crabbe zegt in zijn TED Talk dat het steeds niet of net niet doen wat je zou willen een continu gevoel van falen geeft. Niet heel prominent misschien, maar het is er wel steeds, in je achterhoofd.

Om dat gevoel voorgoed uit te zetten is het belangrijk te weten waar jij je tijd aan wilt besteden. En om dat dan voorrang te geven. Dat hoeft niet eens de hele dag. Geef jezelf een uur per dag om te doen wat jij, en alleen jij, belangrijk vindt. Je krijgt het gevoel dat je vooruitgang boekt. Consequent iedere dag een uur telt na verloop van tijd heel aardig op. Dat samen doet wonderen voor je. Het is goed voor je energie, voor je betrokkenheid en je creativiteit.

Prioriteit

“Hoe dan?” hoor ik je denken. Hoe maak ik in hemelsnaam een uur per dag vrij? En hoe weet ik wat ik dan ga doen?

Denk even terug aan het stuk over de kostbaarheid van tijd. Het feit dat je tijd niet kunt opsparen. Weg is weg. Vraag je ook af wanneer je tegen jezelf zegt “ooit ga ik….” of “als ik met pensioen ben ga ik….”. Wat zou je dan doen? Hoe zou je het vinden als je de prioriteit voor die activiteit eens verhoogd? Omdat dat goed voor je is.

Een bekende en eenvoudige manier om dat te doen is de Eisenhower matrix. Vier kwadranten waarin je belangrijke, niet belangrijke, urgente en niet urgente zaken kwijt kunt. In het vierde deel maken we dat praktisch, nu eerst even het verschil tussen belangrijk en urgent.

Belangrijk

De belangrijke dingen zijn bijna nooit ook urgent. Als dat wel het geval is, is er meestal iets ernstigs aan de hand. Als je kind ziek is, is dat belangrijk en urgent. Daar hoef je niet eens over na te denken.

Het grootste nadeel van belangrijke zaken is dan ook meteen dat ze niet urgent zijn. Dat zorgt ervoor dat ze soms voor eeuwig op het “dat doe ik morgen wel” lijstje staan. Er is niet meteen een probleem als je het niet nu doet. Het gaat over lange termijn dingen, die morgen ook wel kunnen. Dit is een belangrijke bron van een onbevredigd gevoel, dat gevoel van falen waar we het eerder over hadden. Je weet heel goed dat het belangrijk is om de kwartaalbijeenkomst goed voor te bereiden, ook al is dat pas over twee maanden. Je weet heel goed dat het belangrijk is om wat klusjes in huis te doen, om te voorkomen dat er straks veel groter werk nodig is.

Maar ja, er valt niet nu iets om. Er staat niet nu iemand te vragen om die presentatie.

Urgent

En er is wel van alles dat wel nu gedaan moet worden, anders gaan er dingen fout. Of gaan er mensen mopperen. Die tientallen e-mails beantwoorden zichzelf niet. Je kunt die mensen die aan je bureau staan ook moeilijk weg sturen (of kan dat wel?). En ja, je hebt beloofd vanavond mee te gaan naar de borrel van de tennisclub.

Urgent is vaak irritant. Vind ik dan. Het laat je namelijk geen keus. Geen tijd om na te denken. Het moet nu! Het zijn ook vaak dingen die je niet zelf bedacht hebt. Het wordt op je bureau of bord gelegd, met een verwachting. En zolang jij niet de regie pakt, blijft dat gebeuren. Dan blijft je bureau of je bord een plek waarvan mensen (onbewust) weten; als ik daar wat neerleg wordt het geregeld.

Plannen of een plan

Het hebben van een strakke planning is voor veel mensen een schrikbeeld. Moet ik dan altijd alles op precies hetzelfde moment doen? Dan ben ik toch helemaal niet meer flexibel? Dan is toch alle lol eraf?

Dat is natuurlijk een beetje hypocriet, want het mopperen over wat anderen allemaal op je bureau of bord gooien is ook niet van de lucht. Dus zoveel plezier had je er nou ook weer niet van.

Ik heb geleerd dat ik veel meer lol heb, omdat ik minder flexibel ben. Wat overigens niet betekent dat ik overal nee tegen zeg of nooit met dingen schuif. Voor mij is dat het verschil tussen plannen (een werkwoord) en het hebben van een planning (een zelfstandig naamwoord). Ik heb een basisplanning, waarin dingen staan die ik op bepaalde momenten van een dag, week of maand wil doen.

In principe is alles onderhandelbaar. Het hangt er maar net vanaf wie wat van me vraagt. Mijn ochtendroutine overslaan voor een kennismaking met een gedroomde klant? Tuurlijk! Mijn vaste vrijdagavond-eten-met-onze-beste-vrienden-en-hun-dochters opgeven voor een netwerkborrel? Zeker niet. Enzovoort.

Het feit dat er een basisplanning is, maakt beslissingen over wel of niet ja zeggen makkelijker. Vooral omdat die basisplanning gebaseerd is op wat ik belangrijk vind. In deel vier ga ik je helpen ook zo’n basisplanning voor jezelf te maken. Een structuur waar je altijd op kunt terugvallen als je de regie even kwijt bent geraakt.

Todo-lijstjes

Ik vind lijstjes maken heerlijk! Ik maak zelfs wel eens lijstjes waar dingen op staan die ik al gedaan heb, want dan kan ik ze lekker afvinken.
Het gevaar todo-lijstjes is vooral dat ze oneindig zijn of worden. Er is altijd nog wel iets te doen. Zo’n eindeloze lijst is enorm demotiverend. Je ziet bij voorbaat dat je er geen beginnen aan is. In dat geval is afvinken ook niet meer leuk.

Mijn advies is om wel een overzicht van je taken te hebben, maar om je energie en je aandacht een belangrijke rol te laten spelen in je dagelijkse planning.

Energie management

Je energie is niet de hele dag door hetzelfde. Hoe je energie is gedurende de dag is voor iedereen anders. Dus ga vooral goed bij jezelf na hoe het voor jou zit. Ik weet dat ik vaak in de tweede helft van de middag enorm kan focussen. Net na de thee, zeg maar. Daar houd ik dus rekening mee in mijn planning. De ochtenden zijn voor mij juist beter voor kleine dingen, met veel afwisseling.

Als je weet hoe je energie is door de dag heen, kun je je planning daar op aanpassen. Dan wordt het minder worstelen en meer gebruik maken van wat er van nature is. Het meest voor de hand liggende voorbeeld is misschien wel het uur net na de lunch. Voor veel mensen geldt dat als een “dipje”. Ideaal voor het beantwoorden van korte e-mails, wat papierwerk opruimen, een boodschap. Kortom de dingen die geen volledige focus van je vragen.

Aandacht management

Als je weet hoe het met je energie zit, kun je ook je momenten van attentie of aandacht goed benutten. Je gaat dan time blocking of time boxing toepassen. Je blokkeert een tijdvak voor één (soort) taak of één project. Dat kan een uur zijn of de een hele middag. Wat voor jou werkt. En vergeet niet ook een blok te plannen voor “dingen die er tussendoor komen”. Vragen van collega’s, mensen die je terug moet bellen enzovoort. Je hebt ruimte nodig voor onverwachte dingen, die je dus gewoon alvast in kunt plannen zonder dat je weet wat het gaat zijn. Geen onverwachte dingen? Tijd over!

Een praktisch voorbeeld; eerder noemde ik een kwartaalbijeenkomst. Je weet lang tevoren wanneer die zal zijn. In je planning kun je dan blokken plannen voor de voorbereiding. In maand -3 misschien twee blokken van een uur om te brainstormen over onderwerpen en de agenda. In maand -2 vier blokken van anderhalf uur om de onderwerpen te researchen en je verhaal op hoofdpunten uit te werken. In maand -1 vier blokken van twee uur om de volledige uitwerking te doen.

Een kwartaalbijeenkomst is een groot evenement, maar dit werkt op kleine schaal net zo goed voor de maandelijkse verkoopvergadering. Daar kun je structureel tijd voor inplannen in week -4 tot en met week -1, en dat dan iedere maand herhalen. Bedenk dat het ergste dat er kan gebeuren is dat je de tijd niet nodig hebt…… dan heb je dus tijd over!

Doelen kunnen een even goede leidraad zijn om tijdsblokken in te plannen. Als je eind van het jaar een bepaald doel gehaald wilt hebben, is het prettig als je daar niet pas in december aan begint. Schat zo goed mogelijk in wat je moet doen voor het halen van je doel. Maak de taken echt zo klein als je kunt. Dat zet je in je todo-lijst. Dan kun je bijvoorbeeld vanaf juli iedere twee weken doen wat nodig is. Je maakt voortgang en je hebt tijd om bij te sturen mocht dat nodig zijn. Als je pas in december begint is het een gegarandeerde haastklus en ruimte om bij te sturen is er ook niet. Voel je het verschil?

Concentratie, aandacht, focus. Je kunt het leren. Het is een vaardigheid. In het begin lukt het misschien een half uur, later een uur en na nog meer oefenen wel drie uur. Geef jezelf de ruimte om te leren en te oefenen. Een vaardigheid bezit je niet zomaar ineens.

Nu is het tijd om het ook echt te gaan doen

Regie nemen over je tijd. Bepalen wat belangrijk voor je is, wie of wat tijd van je krijgen en hoe je je jaar, maand, week en dag gaat invullen.

Ik hoor je denken “mijn jaar?!”. Dat is minder gek dan het lijkt, vooral omdat je op langere termijn over steeds grotere blokken tijd gaat nadenken. De clou is dàt je er over nadenkt. Dit praktische deel gaat nooit helemaal af zijn. Je begint met iets dat werkt, er verandert iets in je omstandigheden en dat vraagt aanpassing van je basisstructuur. Geen probleem. Gooi het hele idee van af en perfect gewoon nu vast weg, dat geeft heel veel rust. Laat het met je mee groeien en ontwikkelen. Het is van jou en je mag het dus altijd, echt altijd, aanpassen.

Belangrijk

Laten we beginnen bij het bepalen van wat je nou eigenlijk belangrijk vindt. De vrijwillige en de meer verplichte dingen. De leuke en de “moet nou eenmaal gebeuren” zaken. Wees zo volledig mogelijk.

Welke rollen vervul je allemaal?

Maak een lijst van al je rollen. Wat ben je allemaal? Zoon/dochter, vader/moeder, partner, medewerker, zus/broer, product manager, leidinggevende, tennismaatje enzovoort enzovoort. Niet te snel denken dat je klaar bent. Er zijn vast wat onverwachte of minder officiële rollen die toch ook tijd van je vragen.

Ik ben bijvoorbeeld ook Buurvrouw. Niet omdat ik naast iemand woon, maar omdat goede vrienden van ons tegenover ons wonen en hun dochters noemen ons Buurman en Buurvrouw. Wij eten iedere vrijdag samen, de ene week bij ons, de andere bij hen. Dat vraagt dus tijd. Tijd die ik met liefde vrij houd en zelfs bescherm. Die avonden zijn belangrijk voor me.

Vul de lijst gedurende een week of twee steeds aan. Je komt vast nog dingen tegen die je vergeten bent.

Kies je ervoor ze allemaal te vervullen?

Als je denkt dat de lijst zo compleet mogelijk is, sta er dan even bij stil. Het is een illusie dat je alle rollen helemaal vrij kunt kiezen. Sommige krijg je er gewoon bij, andere ontstaan en je weet misschien niet eens meer goed hoe dat ging. Dit is hét moment om je af te vragen of al die rollen belangrijk voor je zijn of dat er misschien dingen ingeslopen zijn die niet meer bij je passen of horen. Of rollen die heel veel tijd vragen, maar heel weinig opleveren.

Afscheid nemen of stoppen met dingen kan ontzettend lastig zijn. Soms kun je niet eens goed uitleggen waarom je ergens niet meer mee door wilt. Dat is ok. Ook als andere mensen daar minder blij van worden. Uiteindelijk doe je dit om je tijd aan de dingen te kunnen besteden die zonder enige twijfel belangrijk voor je zijn. Die keuze mag je altijd maken, zelfs als anderen daar wat van vinden.