Regie 1/3

Regie hebben is zoiets als de baas zijn

Over je eigen tijd en agenda in dit geval. Tuurlijk zijn er mensen waar je rekening mee wilt houden. Het is heel fijn dat die er zijn, dus dat doe je graag. Maar voor het grootste deel ben jij de baas over jouw agenda. Het is weer de nee voor iets of iemand anders, die een ja voor jezelf is.

Best use of time

Hoe gebruik je de tijd die je hebt het beste? Wat levert het meeste op? In de breedste zin van het woord. Dat het doen van een bepaalde taak een voldaan gevoel oplevert is zeker zo waardevol als het resultaat of zelfs het geld dat je er voor krijgt. Tony Crabbe zegt in zijn TED Talk dat het steeds niet of net niet doen wat je zou willen een continu gevoel van falen geeft. Niet heel prominent misschien, maar het is er wel steeds, in je achterhoofd.

Om dat gevoel voorgoed uit te zetten is het belangrijk te weten waar jij je tijd aan wilt besteden. En om dat dan voorrang te geven. Dat hoeft niet eens de hele dag. Geef jezelf een uur per dag om te doen wat jij, en alleen jij, belangrijk vindt. Je krijgt het gevoel dat je vooruitgang boekt. Consequent iedere dag een uur telt na verloop van tijd heel aardig op. Dat samen doet wonderen voor je. Het is goed voor je energie, voor je betrokkenheid en je creativiteit.

Prioriteit

“Hoe dan?” hoor ik je denken. Hoe maak ik in hemelsnaam een uur per dag vrij? En hoe weet ik wat ik dan ga doen?

Denk even terug aan het stuk over de kostbaarheid van tijd. Het feit dat je tijd niet kunt opsparen. Weg is weg. Vraag je ook af wanneer je tegen jezelf zegt “ooit ga ik….” of “als ik met pensioen ben ga ik….”. Wat zou je dan doen? Hoe zou je het vinden als je de prioriteit voor die activiteit eens verhoogd? Omdat dat goed voor je is.

Een bekende en eenvoudige manier om dat te doen is de Eisenhower matrix. Vier kwadranten waarin je belangrijke, niet belangrijke, urgente en niet urgente zaken kwijt kunt. In het vierde deel maken we dat praktisch, nu eerst even het verschil tussen belangrijk en urgent.

Belangrijk

De belangrijke dingen zijn bijna nooit ook urgent. Als dat wel het geval is, is er meestal iets ernstigs aan de hand. Als je kind ziek is, is dat belangrijk en urgent. Daar hoef je niet eens over na te denken.

Het grootste nadeel van belangrijke zaken is dan ook meteen dat ze niet urgent zijn. Dat zorgt ervoor dat ze soms voor eeuwig op het “dat doe ik morgen wel” lijstje staan. Er is niet meteen een probleem als je het niet nu doet. Het gaat over lange termijn dingen, die morgen ook wel kunnen. Dit is een belangrijke bron van een onbevredigd gevoel, dat gevoel van falen waar we het eerder over hadden. Je weet heel goed dat het belangrijk is om de kwartaalbijeenkomst goed voor te bereiden, ook al is dat pas over twee maanden. Je weet heel goed dat het belangrijk is om wat klusjes in huis te doen, om te voorkomen dat er straks veel groter werk nodig is.

Maar ja, er valt niet nu iets om. Er staat niet nu iemand te vragen om die presentatie.

Urgent

En er is wel van alles dat wel nu gedaan moet worden, anders gaan er dingen fout. Of gaan er mensen mopperen. Die tientallen e-mails beantwoorden zichzelf niet. Je kunt die mensen die aan je bureau staan ook moeilijk weg sturen (of kan dat wel?). En ja, je hebt beloofd vanavond mee te gaan naar de borrel van de tennisclub.

Urgent is vaak irritant. Vind ik dan. Het laat je namelijk geen keus. Geen tijd om na te denken. Het moet nu! Het zijn ook vaak dingen die je niet zelf bedacht hebt. Het wordt op je bureau of bord gelegd, met een verwachting. En zolang jij niet de regie pakt, blijft dat gebeuren. Dan blijft je bureau of je bord een plek waarvan mensen (onbewust) weten; als ik daar wat neerleg wordt het geregeld.