Hoe je die ene taak eindelijk gaat aanpakken!

Heb jij ook van die taken die al best lang in je takenmanager staan en waar je steeds maar niet aan begint? Waar je vooral diep van moet zuchten als je ze weer tegenkomt? 😊 In deze blog leg ik je uit waarom dat is en hoe subtaken je gaan helpen om het op te lossen.

Het probleem is grote onoverzichtelijke taken

Die in totaal zeker twee uur duren tot zelfs een hele dag. Ook als je daar een groot tijdsblok voor in je agenda zet is er echt aan beginnen lastig.

Grote taken zijn onoverzichtelijk omdat onduidelijk is HOE je moet beginnen. Pas als je de taak opdeelt in kleinere stappen of subtaken wordt het makkelijker. De eerste subtaak is het inzichtelijk maken van wat je moet doen om deze grote taak in zijn geheel af te ronden.

Een voorbeeld: “Schrijf blog voor juli”

Dat lijkt duidelijk genoeg. Dus op de eerste maandag van de maand blok ik twee uur in mijn agenda om dat blog te schrijven.

Op maandag zit ik achter mijn pc te kijken naar een driftig knipperde cursor. En er gebeurd niks. Ik heb namelijk geen idee waar ik over ga schrijven. Dus dat digitale witte vel blijft leeg. Ik raak al snel gefrustreerd, klik het allemaal weg en duw de taak door naar volgende week. Dan is het ook nog juli, tenslotte.

Als ik dan mijn digitale witte vel voor me heb, weet ik nog steeds niet wat het onderwerp van het blog is dat ik ga schrijven. Ik mopper misschien een beetje dat de inspiratie me in de steek heeft gelaten en schuif de taak maar weer een paar dagen vooruit.

Maar dat is onzin. Inspiratie heb ik zat, alleen niet op dat moment. En het vangen van die inspiratie als die er wel is, is geen onderdeel van de taakomschrijving. Dus die taak moet anders. In stappen die kleiner zijn en elkaar logisch opvolgen.

Zo werkt het wel: de taak opgedeeld in stappen

De taak “Schrijf blog voor juli 2024” bestaat eigenlijk uit verschillende subtaken. Subtaken die samen tot een gepubliceerd blog leiden, maar die op zich heel verschillend van aard zijn. Kijk maar.

[ ] Brainstorm onderwerpen (10 min)
[ ] Maak opzet blog – inleiding, 3-5 punten, conclusie en CTA (15 min)
[ ] Schrijf blog (45 min)
[ ] Redigeer blog (30 min)
[ ] Publiceer blog (15 min)

Sommige dingen kun je voor verschillende blogs tegelijk doen, zoals een onderwerpenlijstje maken. De opzet van het blog maken is een meer analytische bezigheid dan het schrijven van het blog. Dat vraagt iets anders, dus is het beter dat op verschillende momenten en misschien zelfs wel op verschillende plekken te doen. Redigeren lukt nooit direct na het schrijven. Daar moet zeker een aantal dagen tussen zitten, anders zie ik niet wat er beter kan en moet.

De complete taak kost me nog steeds twee uur, maar die verdeel ik over verschillende dagen.

Een grote taak in subtaken opdelen werkt

1. Beginnen aan de taak is makkelijker, want het is duidelijk wat je moet doen en in welke volgorde;
2. Ook als je alleen subtaken 1 en 2 doet hebt je vooruitgang geboekt. Vooruitgang ervaren is fijn en motiverend. Zoek maar eens op Progress Principle;
3. Verschillende type taken vragen verschillende energie van je. Brainstormen of een lijstje maken kan misschien wel in de trein of in de wachtkamer bij de tandarts. Een taak zoals het schrijven van een blog gaat daar niet lukken. Daar heb je focus voor nodig. Inzicht in het type subtaken zorgt ervoor dat je veel beter kunt bepalen wanneer je wat doet;
4. Je hebt nu goed inzicht in hoeveel tijd het werkelijk kost om een grote taak af te handelen. Je planning en eventuele beloften aan anderen zullen accurater zijn, terwijl jij meer rust ervaart;
5. Je hebt nu een template voor een specifiek soort taak. Die kun je steeds beter maken als je hem vaker gebruikt. Als ondernemer heb je te maken met verschillende, herhalende grote(re) taken. Maandelijkse administratie, (uren-)verantwoording voor klanten, voorbereiding van afspraken enzovoort. In al die gevallen is een template met de belangrijkste subtaken een echte energie- en tijdbespaarder.

Nu weet je hoe je moet beginnen

En kun je op diverse momenten aan die taak werken. Sommige dingen kunnen tussendoor, terwijl je voor andere subtaken moet je echt even de tijd nemen en zorgen dat je niet gestoord wordt. Dat digitale witte vel is een stuk minder intimiderend als ik weet wat het onderwerp is en wat de structuur van mijn verhaal is.