Wekelijkse evaluatie – wat doe je en wanneer doe je dat?

Weekly review, weekstart, weekplanning of wekelijkse evaluatie – hoe je het ook noemt. Het levert rust en overzicht op. En een opgeruimd bureau.

Stap 1 Opruimen (15 – 20 minuten)

Je werkplek – online en offline

Digitaliseer wat je wilt bewaren of berg het op.

Beslis je inboxen leeg. In een ideaal geval heb je geen openstaande e-mails, whatsapp berichten of voicemails na je evaluatie. Dat wil niet zeggen dat je alles afgehandeld hebt; je hebt het naar je takenlijst verplaatst en gaat het bij stap 4 inplannen voor uitvoering.

Je hoofd

Doe een brain dump. Waar loop je de hele tijd over na te denken? Schrijf het of! Dat kan digitaal of analoog, maar haal het uit je hoofd. Zorg dat alles daarna op de juiste (digitale) plek gezet wordt. Dan kun je het snel terugvinden als je het nodig hebt.

Stap 2 Terugkijken naar vorige week (10 – 15 minuten)

In je takenlijst

Wat is er allemaal gelukt? Wat is er nog over of niet af? Update de taken die nog open staan. Wat heb je al gedaan? Waarom kon je het niet afmaken? Moet je daar iets voor regelen? Heb je er anderen bij nodig?

In je agenda

Wat ging er echt lekker? Waar liep het in het honderd? Lukte het om een aantal blokken vol focus te werken? Wat was te krap gepland en ga je de volgende keer anders doen?

Stap 3 Vooruitgang (10 – 15 minuten)

Vorige week

Op welke punten heb je vooruitgang geboekt? Wees je hier bewust van, schrijf het eventueel op. Hoe klein het ook is!

Komende week

Wat is er nodig om vooruitgang te boeken? Staan de dingen waar je vooruitgang op wilt boeken in je agenda en je takenlijst? Krijgen ze tijd en aandacht?

Stap 4 De komende week (10 – 15 minuten)

Taken

Welke taken hebben prioriteit? Is wat je nodig hebt om er aan te werken of het af te maken beschikbaar? Is er ruimte in je agenda om te schuiven als dat nodig is?

Agenda

Wat zijn de belangrijke afspraken? Waar vinden ze plaats? Moet je reizen, of juist thuiswerken voor een rustige online bespreking?

Denk sowieso aan de logistiek! Je hebt tijd nodig om je te verplaatsen, maar ook om bv een overleg af te sluiten en aan een focusblok te beginnen.

Een checklist helpt je op weg

Maak een checklist voor jezelf van de dingen die je tijdens een wekelijkse evaluatie doet. Begin met een kopie van het bovenstaande en pas aan waar nodig. Maak er een checklist van die past bij jouw wekelijkse review.

Wat is het beste moment voor de wekelijkse evaluatie?

Er zijn drie momenten in de week die goed werken voor een wekelijkse evaluatie.

Het uur dat je daar in investeert krijg je dubbel en dwars terug, omdat je veel gedoe met afspraken en deadlines op deze manier voor kunt blijven.

Vrijdagmiddag

Je houdt ervan om opgeruimd en met overzicht het weekend in te gaan. Losse eindjes of niet afgeronde zaken blijven anders het hele weekend door je hoofd spoken. Dat heeft een negatief effect op je ontspanning.

Zondagmiddag of -avond

Voor mensen die zo rond een uur of vier de Sunday Scaries krijgen. Dat onbestemde gevoel dat er van alles op je ligt te wachten voor de komende week. Je weet alleen niet precies wat en of het allemaal past en gaat lukken is ook nog maar de vraag. De Sunday Scaries verdwijnen als sneeuw voor de zon als je een uur neemt om je wekelijkse evaluatie te doen.

Maandagochtend

Het beste begin van je nieuwe werkweek. Deze is voor de mensen die graag met een uitgerust en helder hoofd de losse eindjes van vorige week oppakken en de komende week op orde brengen. Zolang die losse eindjes je weekend niet verstoren is dit een prima moment.

Ruilen mag!

Op het moment van schrijven heb ik net mijn wekelijkse evaluatie naar de maandagochtend verplaatst. Jarenlang was het een vast ritueel op de zondagmiddag. Doordat ik nu meer ruimte in mijn weken ervaar, leek het een goed moment om het eens op maandag te proberen. Tot nu toe bevalt dat goed.

Wees niet bang om hiermee te experimenteren. Niets hoeft voor altijd hetzelfde te blijven. Het is jouw tijd! Dus doe wat werkt en pas het aan als het niet meer werkt.