Informatiemanagement

Oftewel de vraag waar je de stukjes interessante informatie die je oppikt, opslaat en terugvindt. Dat lijkt simpel en is het voor het overgrote deel van de kenniswerkers allerminst. Daar gaat dit artikel van Martijn Aslander over.

Want waar komt de meeste informatie eigenlijk vandaan? Niet uit het systeem. Niet uit een rapport. Niet uit een beleidsstuk. Maar uit een podcast die iemand onderweg luistert. Een artikel op LinkedIn. Een ingeving in de file. Een opmerking van een collega bij het koffieapparaat.

Ik herken dat ik onderweg allemaal dingen oppik

Uit boeken, artikelen, videos, gesprekken met mensen enzovoort. Op het moment dat ik het tegenkom heeft het mijn interesse en sla ik het op.

Op een volstrekt willekeurig volgend moment krijgt het waarde

In een gesprek of als ik een stuk lees of schrijf voor een klant. Dan kan ik het koppelen aan iets dat besproken wordt, iets dat nodig is, input vraagt of nog iets anders.

Hoe dan ook; in vrijwel ieder gesprek dat ik voer gaat er op enig moment een deurtje open in mijn hoofd. Achter dat deurtje zit een woord, een zin, een beeld van iets dat ik las of zag. Dankzij mijn PKM systeem (persoonlijk kennismanagement) kan ik het in vrijwel alle gevallen binnen no time reproduceren. Hoewel het niet altijd een voltreffer is, voegt het altijd iets toe aan het gesprek en het onderwerp.

Ik heb lang gedacht dat het vooral mijn generalistische en ernstig nieuwsgierige brein was dat hiervoor zorgde.

Informatiemanagement als vaardigheid

Nu realiseer ik me dat ik ooit begonnen ben mezelf de vaardigheid van informatiemanagement aan te leren. Met vallen, opstaan en met enige regelmaat grondig opruimen of herstructureren. PKM (persoonlijke kennismanagement) en mijn generalistische brein blijken dikke vrienden te zijn!

En je kunt dit dus leren

Je zou dit moeten leren. Het scheelt je niet alleen tijd, je krijgt er ook betere ideeën, creativiteit en onverwacht goede oplossingen voor terug.

In het afgelopen jaar heb ik bijna iedere Digitale Fitheid meetup bezocht. Dat is niet alleen heel gezellig, zelfs voor een introvert als ik, het is vooral heel leerzaam. Sterk spul zoals Mark Meinema zegt😃 Niet zomaar praten over slimme dingen, maar laten zien en aan de slag. Daardoor heb ik in het afgelopen jaar hele grote stappen gemaakt in het verbeteren van mijn algemene digitale fitheid en mijn PKM systeem. Het wordt met de week waardevoller.

Heb jij ook van die taken die al best lang in je takenmanager staan en waar je steeds maar niet aan begint? Waar je vooral diep van moet zuchten als je ze weer tegenkomt? 😊 In deze blog leg ik je uit waarom dat is en hoe subtaken je gaan helpen om het op te lossen.

Het probleem is grote onoverzichtelijke taken

Die in totaal zeker twee uur duren tot zelfs een hele dag. Ook als je daar een groot tijdsblok voor in je agenda zet is er echt aan beginnen lastig.

Grote taken zijn onoverzichtelijk omdat onduidelijk is HOE je moet beginnen. Pas als je de taak opdeelt in kleinere stappen of subtaken wordt het makkelijker. De eerste subtaak is het inzichtelijk maken van wat je moet doen om deze grote taak in zijn geheel af te ronden.

Een voorbeeld: “Schrijf blog voor juli”

Dat lijkt duidelijk genoeg. Dus op de eerste maandag van de maand blok ik twee uur in mijn agenda om dat blog te schrijven.

Op maandag zit ik achter mijn pc te kijken naar een driftig knipperde cursor. En er gebeurd niks. Ik heb namelijk geen idee waar ik over ga schrijven. Dus dat digitale witte vel blijft leeg. Ik raak al snel gefrustreerd, klik het allemaal weg en duw de taak door naar volgende week. Dan is het ook nog juli, tenslotte.

Als ik dan mijn digitale witte vel voor me heb, weet ik nog steeds niet wat het onderwerp van het blog is dat ik ga schrijven. Ik mopper misschien een beetje dat de inspiratie me in de steek heeft gelaten en schuif de taak maar weer een paar dagen vooruit.

Maar dat is onzin. Inspiratie heb ik zat, alleen niet op dat moment. En het vangen van die inspiratie als die er wel is, is geen onderdeel van de taakomschrijving. Dus die taak moet anders. In stappen die kleiner zijn en elkaar logisch opvolgen.

Zo werkt het wel: de taak opgedeeld in stappen

De taak “Schrijf blog voor juli 2024” bestaat eigenlijk uit verschillende subtaken. Subtaken die samen tot een gepubliceerd blog leiden, maar die op zich heel verschillend van aard zijn. Kijk maar.

[ ] Brainstorm onderwerpen (10 min)
[ ] Maak opzet blog – inleiding, 3-5 punten, conclusie en CTA (15 min)
[ ] Schrijf blog (45 min)
[ ] Redigeer blog (30 min)
[ ] Publiceer blog (15 min)

Sommige dingen kun je voor verschillende blogs tegelijk doen, zoals een onderwerpenlijstje maken. De opzet van het blog maken is een meer analytische bezigheid dan het schrijven van het blog. Dat vraagt iets anders, dus is het beter dat op verschillende momenten en misschien zelfs wel op verschillende plekken te doen. Redigeren lukt nooit direct na het schrijven. Daar moet zeker een aantal dagen tussen zitten, anders zie ik niet wat er beter kan en moet.

De complete taak kost me nog steeds twee uur, maar die verdeel ik over verschillende dagen.

Een grote taak in subtaken opdelen werkt

1. Beginnen aan de taak is makkelijker, want het is duidelijk wat je moet doen en in welke volgorde;
2. Ook als je alleen subtaken 1 en 2 doet hebt je vooruitgang geboekt. Vooruitgang ervaren is fijn en motiverend. Zoek maar eens op Progress Principle;
3. Verschillende type taken vragen verschillende energie van je. Brainstormen of een lijstje maken kan misschien wel in de trein of in de wachtkamer bij de tandarts. Een taak zoals het schrijven van een blog gaat daar niet lukken. Daar heb je focus voor nodig. Inzicht in het type subtaken zorgt ervoor dat je veel beter kunt bepalen wanneer je wat doet;
4. Je hebt nu goed inzicht in hoeveel tijd het werkelijk kost om een grote taak af te handelen. Je planning en eventuele beloften aan anderen zullen accurater zijn, terwijl jij meer rust ervaart;
5. Je hebt nu een template voor een specifiek soort taak. Die kun je steeds beter maken als je hem vaker gebruikt. Als ondernemer heb je te maken met verschillende, herhalende grote(re) taken. Maandelijkse administratie, (uren-)verantwoording voor klanten, voorbereiding van afspraken enzovoort. In al die gevallen is een template met de belangrijkste subtaken een echte energie- en tijdbespaarder.

Nu weet je hoe je moet beginnen

En kun je op diverse momenten aan die taak werken. Sommige dingen kunnen tussendoor, terwijl je voor andere subtaken moet je echt even de tijd nemen en zorgen dat je niet gestoord wordt. Dat digitale witte vel is een stuk minder intimiderend als ik weet wat het onderwerp is en wat de structuur van mijn verhaal is.

De dag afsluiten met een mopperig en blèh gevoel

Terwijl ik best veel dingen gedaan heb. Hoe dan?

Er staat een nieuwe (uit 2015😉) blogserie live. De weekstart met een klant is voorbereid. Mijn e-mailhandtekening is in de bijna-vakantie stand gezet. Er staat een nieuw blog in de steigers.

En toch mopperig de dag afsluiten

Ik begreep pas waarom dat was toen ik om kwart voor vijf mijn Todoist opende en een aantal taken zag waar ik niks aan gedaan had. Een daarvan was “wekelijkse evaluatie”.

Dat doe ik normaal op zondagmiddag. Opruimen, terugkijken, vooruit kijken en de planning strak trekken. Dan weet ik precies wat er de komende week te gebeuren staat en wat ik ga doen om vooruitgang te boeken.

Zo niet afgelopen zondag 😐

Mijn excuus was een goed boek. Zo’n lekker verhaal waar je helemaal in verdwijnt. Wekelijkse evaluatie….? Dat doe ik morgen wel.

Nu is meteen weer helder waarom ik überhaupt een wekelijkse evaluatie doe! Omdat het richting geeft aan mijn week. Dat is niet heel gecompliceerd of met dikke spreadsheets ofzo. Wel met een checklist die me houvast geeft en voorkomt dat ik steeds opnieuw het wiel moet uitvinden.

Het idee van bezig zijn met de juiste dingen

Dat zorgt ervoor dat ik mijn dag niet mopperig afsluit. Het is allemaal minder toevallig, zonder dat ik de hele week dichtplan met dingen die moeten.

Dus heb je regelmatig het gevoel dat je hard gewerkt hebt zonder daar voldoening van te ervaren? Dan kan een wekelijkse evaluatie heel goed helpen om daar verandering in te brengen.

Hoe je dat doet en wanneer het beste moment voor jou is, dat lees je hier.

Weekly review, weekstart, weekplanning of wekelijkse evaluatie – hoe je het ook noemt. Het levert rust en overzicht op. En een opgeruimd bureau.

Stap 1 Opruimen (15 – 20 minuten)

Je werkplek – online en offline

Digitaliseer wat je wilt bewaren of berg het op.

Beslis je inboxen leeg. In een ideaal geval heb je geen openstaande e-mails, whatsapp berichten of voicemails na je evaluatie. Dat wil niet zeggen dat je alles afgehandeld hebt; je hebt het naar je takenlijst verplaatst en gaat het bij stap 4 inplannen voor uitvoering.

Je hoofd

Doe een brain dump. Waar loop je de hele tijd over na te denken? Schrijf het of! Dat kan digitaal of analoog, maar haal het uit je hoofd. Zorg dat alles daarna op de juiste (digitale) plek gezet wordt. Dan kun je het snel terugvinden als je het nodig hebt.

Stap 2 Terugkijken naar vorige week (10 – 15 minuten)

In je takenlijst

Wat is er allemaal gelukt? Wat is er nog over of niet af? Update de taken die nog open staan. Wat heb je al gedaan? Waarom kon je het niet afmaken? Moet je daar iets voor regelen? Heb je er anderen bij nodig?

In je agenda

Wat ging er echt lekker? Waar liep het in het honderd? Lukte het om een aantal blokken vol focus te werken? Wat was te krap gepland en ga je de volgende keer anders doen?

Stap 3 Vooruitgang (10 – 15 minuten)

Vorige week

Op welke punten heb je vooruitgang geboekt? Wees je hier bewust van, schrijf het eventueel op. Hoe klein het ook is!

Komende week

Wat is er nodig om vooruitgang te boeken? Staan de dingen waar je vooruitgang op wilt boeken in je agenda en je takenlijst? Krijgen ze tijd en aandacht?

Stap 4 De komende week (10 – 15 minuten)

Taken

Welke taken hebben prioriteit? Is wat je nodig hebt om er aan te werken of het af te maken beschikbaar? Is er ruimte in je agenda om te schuiven als dat nodig is?

Agenda

Wat zijn de belangrijke afspraken? Waar vinden ze plaats? Moet je reizen, of juist thuiswerken voor een rustige online bespreking?

Denk sowieso aan de logistiek! Je hebt tijd nodig om je te verplaatsen, maar ook om bv een overleg af te sluiten en aan een focusblok te beginnen.

Een checklist helpt je op weg

Maak een checklist voor jezelf van de dingen die je tijdens een wekelijkse evaluatie doet. Begin met een kopie van het bovenstaande en pas aan waar nodig. Maak er een checklist van die past bij jouw wekelijkse review.

Wat is het beste moment voor de wekelijkse evaluatie?

Er zijn drie momenten in de week die goed werken voor een wekelijkse evaluatie.

Het uur dat je daar in investeert krijg je dubbel en dwars terug, omdat je veel gedoe met afspraken en deadlines op deze manier voor kunt blijven.

Vrijdagmiddag

Je houdt ervan om opgeruimd en met overzicht het weekend in te gaan. Losse eindjes of niet afgeronde zaken blijven anders het hele weekend door je hoofd spoken. Dat heeft een negatief effect op je ontspanning.

Zondagmiddag of -avond

Voor mensen die zo rond een uur of vier de Sunday Scaries krijgen. Dat onbestemde gevoel dat er van alles op je ligt te wachten voor de komende week. Je weet alleen niet precies wat en of het allemaal past en gaat lukken is ook nog maar de vraag. De Sunday Scaries verdwijnen als sneeuw voor de zon als je een uur neemt om je wekelijkse evaluatie te doen.

Maandagochtend

Het beste begin van je nieuwe werkweek. Deze is voor de mensen die graag met een uitgerust en helder hoofd de losse eindjes van vorige week oppakken en de komende week op orde brengen. Zolang die losse eindjes je weekend niet verstoren is dit een prima moment.

Ruilen mag!

Op het moment van schrijven heb ik net mijn wekelijkse evaluatie naar de maandagochtend verplaatst. Jarenlang was het een vast ritueel op de zondagmiddag. Doordat ik nu meer ruimte in mijn weken ervaar, leek het een goed moment om het eens op maandag te proberen. Tot nu toe bevalt dat goed.

Wees niet bang om hiermee te experimenteren. Niets hoeft voor altijd hetzelfde te blijven. Het is jouw tijd! Dus doe wat werkt en pas het aan als het niet meer werkt.

Vakantie. Lekker hoor. Toch?

Krijg je stress van vakantie?

Bij vertrek en bij terugkomst? Duurt het even voor je echt in vakantiestemming bent? Begin je dagen voor je weer aan het werk gaat al na te denken over wat je allemaal achtergelaten hebt. Wat je nog moet doen. Wat je niet mag vergeten.

Zo wordt je vakantie toch wel een behoorlijk stuk korter en minder plezierig.

Dat kan anders

Met een aantal eenvoudige stappen zorg je voor overzicht als je vertrekt, wat te doen met inspiratie tijdens je vakantie en hoe je van je eerste werkdag een rustpunt maakt. Wel belangrijk; stap 1 kun je al zo’n vier werken voor je vakantie nemen. Zet die dus direct in je agenda of takenlijst. En ook stap 2 en 3 kun je nu al in je agenda regelen.

Stap 1 – Informeer mensen op tijd

Zet in je e-mailhandtekening en op andere belangrijke plekken wanneer je met vakantie bent. Doe dit maximaal vier weken en minimaal 2 weken voor je vertrek. Neem daarbij je laatste werkdag als je eerste vakantiedag – dat geeft ruimte om goed af te ronden. Je bent er wel, maar niet bereikbaar.

Het is een vorm van verwachtingsmanagement. Je geeft iedereen de kans om, als dat nodig is, nog voor je vakantie contact op te nemen.

Stap 2 – De laatste werkdag

Plan die dag volledig in voor afronden. Je hebt iedereen al laten weten dat je er die dag niet bent. Zo kun je rustig afronden. Zie het als een lange wekelijkse evaluatie. Je ruimt op, je kijkt terug, je kijkt vooruit en zorgt dat alles staat waar het hoort. Begin deze dag met het aanzetten van je afwezigheidsassistent😊

Stap 3 -Blok je eerste werkdag

Die eerste dag is voor jou. Geen overleggen en geen afspraken. Alleen wat er in je vakantie is binnengekomen en wat je zelf voor je vakantie had klaargezet. Lees, plan, stel prioriteiten en de volgende dag kun je gericht en met overzicht aan de slag.

Stap 4 – Zorg voor een plek voor ideeën

Een klein notitieboekje of een app. Als je het maar makkelijk mee kunt nemen. Juist in een andere omgeving, als je met hele andere dingen bezig bent komen er vaak mooie dingen in je op. Die wil je bewaren. In je notitieboekje of app dus. Daarmee haal je het uit je hoofd en hou je de rust vast.

Bonus – Maak afspraken met je reisgenoten

Als ondernemer is het niet altijd makkelijk of mogelijk om je werk helemaal los te laten. Maak daarom afspraken met je reisgenoten op welke momenten je bijvoorbeeld je e-mail checkt of je voicemail afluistert. Spreek je daar één of twee vaste momenten op een dag voor af, dan kun je de rest van de dag met al je aandacht bij je reisgenoten en vakantie zijn. Leuker voor hen en voor jou!

Bonus 2 – Plan deze stappen in

Weet je al wanneer je volgende vakantie is? Dan kun je nu al een reminder inplannen om bovenstaande stappen te regelen. Een week of twee voor een korte vakantie en een week of vier voor een lange. Of als je altijd in maart je zomervakantie regelt, dan zet je de herinnering aan voor april. Op dat moment zet je hem op het juiste moment voor je vakantie. 

Fijne vakantie!

Het beste advies voor het verbeteren van mijn productiviteit dat ik ooit kreeg was briljant in z’n eenvoud.

Zorg dat je werk allemaal op één plek staat.

Je werk, dat zijn je taken dus. Of todo’s. Of hoe je het ook noemt.

Heel recent leerde ik een woord dat heel goed het proces omschrijft om je werk daar te krijgen; leegbeslissen.

Stel je voor: Je hebt vijf e-mails, één voicemailberichten en zeven appjes. Daar moet je wat mee. Tot je zover bent laat je ze, in gelezen of ongelezen toestand, staan waar ze binnen kwamen. En ga je met enige regelmaat kijken of ze er allemaal nog staan. Om vervolgens te ontdekken dat er meer bijgekomen zijn.

Herkenbaar?

Dáárom moet je een verzamelplek voor je werk. In welke vorm dan ook. Dan kun je je inboxen leegbeslissen en ze daarna een poosje negeren.

Stel je voor: Drie van die vijf e-mails zijn ter info, die hoef je alleen te lezen. De andere twee moet je beantwoorden en dat vraagt tijd. Die gaan naar je verzamelplek. De inspreker van je voicemail wil graag teruggebeld worden. Dat is ook een taak. Van de zeven appjes zijn er vier informatief en de andere drie kun je meteen (ofwel binnen twee minuten) beantwoorden.

Als je aan het werk gaat, laat je de inboxen voor wat ze zijn en ga je naar de verzamelplek. Daar staat alles wat je moet weten om aan de slag te gaan.

Kortom, je moet een takenmanager. Zo eenvoudig is het*.

*Dat is wat anders dan makkelijk, natuurlijk.