Hoe goed je ook kunt plannen, er zijn dagen waarop je planning al voor half negen sneuvelt door één spoedmail, de griep of ander gedoe. Vaak gaat planadvies over beter managen: slimmer plannen, strakker prioriteren. Dat is nuttig, maar werkt maar beperkt in de rommelige realiteit. Om mee te kunnen bewegen heb je ook iets anders nodig: regie.

In dit blog gaat het over het verschil tussen managen (de uitvoering) en regie (de keuzes die bepalen wat je überhaupt gaat managen).

Managen is de uitvoering

Het is de kunst van het plannen. Wanneer doe je wat? Wat moet er eerst, wat mag later? Daar zijn heel veel cursussen, workshops en boeken voor: Eat that frog, GTD, Grip en nog veel meer. Ze leren je allemaal manieren om iets te doen. Meestal met de belofte dat als je die methode volgt het allemaal goed komt.

Ze gaan allemaal uit van een vorm van perfecte omstandigheden. Terwijl de realiteit rommelig is en verre van perfect. Je weet wel, zo’n maandag waarop je plan voor de komende week voor half negen al overboord kan door die ene e-mail met een spoedklusje 🙄. Of zo’n week waarin de griep door het land raast en jij daaraan ontkomt, maar ondertussen thuis en op je werk wel drie rollen te vervullen hebt.

Dat maakt dat ik de realiteit leuker vind, want in een laboratoriumomgeving waar alles altijd lukt is niks meer te leren. Kunnen meebewegen met wat de realiteit voor je voeten gooit, zonder in een permanente staat van stress te verkeren en er de lol van in blijven zien? Dat vraagt om meer dan methoden en tools tot in perfectie te beheersen.

Regie gaat over de keuzes die je maakt

Waar tijdmanagement de handeling is, begint regie nemen bij even niks doen. Je neemt een moment de tijd om een bewuste keuze te maken. Het zijn deze keuzes die bepalen welke dingen voorrang krijgen, op welk moment je iets doet of juist niet., waar je ja en nee tegen zegt. Het is het stellen van prioriteiten in allerlei vormen. Tijdsgebonden, rol-gebonden, goed voor je welzijn, enzovoort.

Wat het meeste gebeurt in gesprekken over regie is dat mensen me oprecht geschokt aankijken als ik vraag wat hun belangrijkste rollen en wat hun bijrollen zijn. Net zoals teams ongemakkelijk worden van de Eisenhowermatrix en alle taken in het vak urgent & belangrijk plaatsen, hebben we de neiging hetzelfde te doen met onze rollen.

Daar zit altijd een complexe puzzel van oorzaken onder. We hebben allemaal een beeld bij werk, bij tijd, bij prioriteit. Een beeld dat in grote mate onbewust is en dat je meestal helpt om te doen wat nodig is. Op sommige momenten, vaak die waarin de stress of de druk oploopt, zijn die conditioneringen niet meer per se helpend. Het worden belemmeringen of valkuilen.

Dat leren zien en voelen lukt alleen als je even niet handelt. Als je een stap terugzet en je afvraagt wat maakt dat je

• vindt dat jij dit moet regelen,
• vindt dat dit nu gedaan moet worden,
• gelooft dat het jouw verantwoordelijkheid is,
• gelooft dat jij alles op moet lossen?

Het mooie is dat als je je bewust wordt van jouw manier van kijken, je leert voelen wanneer het helpend is en wanneer niet. Het geeft je de optie om te kiezen.

Regie is besluiten nemen over wat je aan het managen bent.

Echte verandering begint niet bij je acties

Als je alleen nieuw gedrag probeert aan te leren, is de kans groot dat je dat niet lang volhoudt. Vooral niet als dat gedrag ingaat tegen je onbewuste aannames en conditionering over werk, tijd en prioriteit.

Ik geef je heel bewust een basisstructuur om mee te beginnen. Als je daarmee aan de slag gaat, zal het namelijk vroeg of laat ergens gaan schuren. En bingo, dan zijn we begonnen. Dat is het moment waarop de vraag “wat maakt dat je….?” van waarde is.

Vanaf dan kun je ook je eigen systeem gaan inrichten. Je haalt uit methodes wat past bij jou. Je kiest een tool die je zo kunt inzetten dat hij je helpt. Als je de wens voor een perfect werkend systeem loslaat kun je gaan combineren. Ik gebruik al heel lang een basisregel uit Getting Things Done; als het binnen twee minuten kan, doe het meteen. De rest van dat systeem vind ik gecompliceerd en onoverzichtelijk. Het geeft me het gevoel dat ik drukker ben met het onderhoud van mijn systeem dan met mijn werkelijke taken.

Wat ik je leer is dus ook nadrukkelijk niet bedoeld als eindoplossing. Het geeft je handvatten en een structuur die je steeds meer van jou kunt maken. Móet maken zelfs. Dat is de enige manier om het vol te houden. Net als jezelf toestemming geven om het een beetje of helemaal anders te gaan doen als de omstandigheden veranderen.

In de praktijk

Kies deze week één moment waarop je de neiging hebt om meteen te gaan doen (die mail, dat appje, dat “ik regel het wel”). En doe dan twee dingen:

1. Pauzeer 10 seconden. Voel even: wat gebeurt er in je lijf?
2. Stel jezelf dan de vraag: “Wat maakt dat ik vind dat dit nu moet?”

Pas daarna beslis je: ga ik dit managen, parkeren, delegeren of bewust níet doen?

Van lineair naar ritmisch

Je jaar, je maand, je week, je dag. We behandelen elk tijdsframe als een blok in een diagram. Start-stop-start-stop. Hoekig, staccato, afgemeten. Alsof tijd een reeks aan-en-uitschakelingen is.

Maar tijd is geen blokdiagram. Tijd is een golf, een sinus. Het is vloeiend, ritmisch en eindeloos doorlopend.

Natuurlijke en culturele cycli

De eenheden die de structuur vormen van ons leven en werk zijn bedacht. Het is een ontwerp dat de mens en de economie dient, losjes gebaseerd op natuurlijke ritmes.

De dag en het jaar zijn direct gerelateerd aan natuurlijke cycli: de rotatie van de aarde om haar eigen as en de reis van de aarde om de zon. En ooit was een maand één cyclus van de maan. Met twaalf van die cycli kom je echter zo’n elf dagen te kort voor een jaar. Dus is op zeker moment het zonnejaar tot standaard gemaakt, met maanden met een ongelijk aantal dagen tot gevolg. En een hele korte februari-maand. Dan is er nog de week. Als gevolg van christelijke tradities heeft die 7 dagen gekregen, waarvan de zevende dag als rustdag is bestempeld. De week is dus echt een cultureel ritme. De maanden zoals we die nu kennen zijn een mix van natuurlijk en cultureel. Ze zijn zo goed ingeburgerd dat het nauwelijks nog voor te stellen is dat het anders kan en ooit ook anders was. Het hoeft ook niet anders, als we al die eenheden maar weer gaan zien als cycli, als oneindige ritmes met een andere frequentie.

Tijd is geld

Sinds de industriële revolutie zijn economie en productiviteit de boventoon gaan voeren in ons werk en leven. Alles is meetbaar gemaakt en het nuttigheidsbeginsel is overal in doorgedrongen. Alle tijd is geld en moet ‘dus’ nuttig besteed worden. De definitie van nuttig is daardoor verworden tot een volledig economisch en in geld uit te drukken concept.

Rond dezelfde tijd werd ook het kunstlicht geïntroduceerd en was onze afhankelijkheid van en verbinding met het licht buiten voorbij. Ieder uur van iedere dag, en elk moment in een jaar kon vanaf dat moment gemaximaliseerd worden. De uitspraak ‘morgen weer een dag’ kwam gelijk te staan aan langzaam, verlies en suboptimalisatie.

Tijd is niet geld

Maar tijd is veel meer dan alleen maar geld. Tijd is ook aandacht, verbinding, liefde, creativiteit, geluk, plezier, verdriet en nog zoveel meer. Tijd is waardevol. Het gevolg kan geld zijn, maar tijd is niet gelijk aan geld. Je kunt het niet uit- of weggeven. Je kunt het niet opsparen. Tijd ‘is’.

Ritmisch werken en leven

De tijd en haar eenheden weer gaan zien en ervaren als cyclisch haalt de druk eraf. Er is namelijk altijd weer een dag, een week, een maand of een jaar. Je hebt niet maar één kans. Morgen is er weer een dag.

Een nieuw jaar is de overgang van 31 december naar 1 januari. Laten we dat zien als de administratie die gedaan moet worden, je moet ergens een streep trekken. Los van die administratie is een nieuw jaar het overgaan van het ene seizoen in het andere, en dat heeft tijd nodig. Het is iedere keer ook net weer iets anders. De krokussen komen niet ieder jaar op dezelfde dag boven de grond, de lente laat soms even op zich wachten of is juist vroeg.

Iedere tuinder weet dat meebewegen met de seizoenen de enige optie is. Er tegenin werken heeft geen enkele zin😊. We zijn vergeten dat we, ooit, bedacht hebben wat een jaar, een maand, een week en een dag is en vooral hoe we daarmee omgaan. Je mag, nog steeds, ook wat anders doen. Je mag de winter gebruiken zoals de rest van de natuur om ons heen dat ook doet: om te rusten. Krachten op te bouwen. Om alles wat je in de lente, zomer en herfst ervoor gedaan en geleerd hebt even te laten liggen. Om in de komende lente daar weer op voort te bouwen.

Morgen weer een dag.

Het wordt vaak als een negatieve of lethargische uitspraak gezien, terwijl het in de ritmische interpretatie juist heel hoopvol is. Want net als dat het altijd weer lente wordt, is er ook altijd weer een nieuwe morgen. En een overmorgen. Steeds weer opnieuw, in een eindeloos ritme vol mogelijkheden.

Cyclisch ondernemen

Als ondernemer hoef je niet op 7 januari al je plannen voor het hele jaar klaar te hebben. Net zoals een tuinder niet op een specifieke dag alles voor het hele jaar in de grond stopt. Dat werkt niet.

Ik onderscheid drie belangrijke cycli die je helpen om vloeiender te ondernemen: je dag, je week en je jaar. Die laatste is een volledige cyclus van de vier seizoenen. Met elk seizoen zijn eigen energie en focus. In het klein kun je hetzelfde naar je dag kijken. Niet ieder moment van de dag is hetzelfde en daar kun je gebruik van maken. Dat is goed voor de kwaliteit van je werk en je energie. De week is een sterk ingeburgerde culturele cyclus en ook daar kun je mee werken, in plaats van je er doorheen te worstelen.

Voor de zekerheid; ondernemers die ik hierover spreek vragen zich vaak af hoe je in periodes zoals de winter, het voor elkaar krijgt om niet te (hoeven) werken. Dat mag je zo organiseren natuurlijk, maar in principe werk je het hele jaar door. Je past wel je tempo en intensiteit aan en je neemt vakantie op het moment dat dat het meest logisch is, rond midwinter. Maar je hoeft dus niet te stoppen met werken.

In mijn maandelijkse webinar Regie over je kostbaarste bezit laat ik je zien hoe je kunt starten met een dag, week en jaarritme. Je bent van harte welkom.

Het gaat de laatste tijd vaak over productiviteit

En wat dat eigenlijk is. Hoewel ik erg van het slimmer werken ben, kan ik me niet vinden in slimmer werken om alleen maar nog meer te werken.

Dat is een race to the bottom

Zo’n race die je niet wilt winnen. 🤔

Slimmer werken is zorgen dat je dingen goed inricht, zodat je je tijd kunt besteden aan dat wat ertoe doen. Dat je tijd hebt om de dingen zo te doen dat je er trots op bent, er voldoening door ervaart. Tijd om dingen te doen die een positieve impact hebben.

Efficiënter e-mailen om nog meer te kunnen e-mailen is zo’n race to the bottom. Korter vergaderen om vaker te kunnen vergaderen ook.

Als slimmer werken geen ruimte voor creativiteit, nadenken en goede gesprekken oplevert, dan is het niet gelukt.

Productiviteit gaat niet over meer, het gaat over beter

Dat is een race die je wel wilt winnen.

Welke race loop jij?

Eerder deze week las ik de nieuwsbrief van Todoist (dat is een aanrader, trouwens😊) en daar stond dit in:

How we spend our days is, of course, how we spend our lives. What we do with this hour, and that one, is what we are doing. A schedule defends from chaos and whim. It is a net for catching days. It is a scaffolding on which a worker can stand and labor with both hands at sections of time. -Annie Dillard, ’The Writing Life’, 1989-

 

A visual reminder of Annie’s quote. Just as scaffolding provides structure and support for workers to build something significant, a well-planned schedule gives us a framework to construct our lives purposefully. Plan accordingly.

Veel van je tijd is al vergeven

Als dat niet zichtbaar is in je agenda, dan kan dat voor gedoe zorgen.

Denk aan verjaardagen, de belastingaangifte, date-night en andere verplichte of vrijwillig terugkerende afspraken.

Nu is de tijd om dat in je agenda te zetten

Voor het hele jaar. Daarmee zet je je jaar in de steigers. Dat wat moet gebeuren ligt vast. Want zeg nou zelf; is date-night niet net zo belangrijk als je belastingaangifte? Of belangrijker.

Toch schuiven we het steeds vooruit als het niet vastligt. Ik weet het. Er zijn altijd nog meer dingen te doen. Volgende week dan maar….

Nu je jaar in de steigers zetten maakt de kans dat je dit jaar geen stress hebt van je aangifte en 10 date-nights hebt in plaats van 1 een stuk groter.

Dat kost je nu een half uur

Wat zou het je opleveren?

Sinds januari 2024 hebben een vriendin en ik een volkstuin. Dat is een leerzame ervaring, kan ik je vertellen 😃 Vooral met de hoeveelheden water, het tempo waarin gras groeit en de slakkeninvasie van dit jaar.

Het benadrukt ook het ritme van de seizoenen nog extra. We hebben ze nog niet allemaal doorlopen als moestuiniersters en toch heb ik al weer veel geleerd over seizoenen.

Het tempo is steeds anders dan je denkt

De lente is drukker dan je misschien verwacht. De resten van de winter opruimen, de bedden klaarmaken, een plant-plan maken, voorzaaien, uitpoten, veranderingen of verbeteringen doorvoeren. Er is veel te doen.

De zomer is gek genoeg veel rustiger. Nou is dat dit jaar ook omdat de slakken het al op hebben voor het goed en wel aan de groei is 🙄 Maar toch. De zomer gaat over bijhouden. Soms van wat extra water voorzien, het onkruid in toom houden en toekijken hoe dat wat er staat langzaam en gestaag groeit.

De herfst is weer drukker. Oogsten, natuurlijk. En die oogst verwerken. Want veel komt ongeveer tegelijk en daar kun je niet tegenaan eten. De eerste bedden winterklaar maken, met een groenbemester en compost.

En dan volgt de stilte van de winter. Er is niks te zien of te doen. Wat er gebeurd is niet zichtbaar. De schijnbare rust is de voorbereiding op de lente. Letterlijk even uitrusten voor de cyclus weer opnieuw begint. Het eerste teken dat de natuur niet echt stilstaat zijn de vroege bollen die in februari opkomen.

Dat ritme geldt ook voor ons

Wij wonen op een deel van de aardbol waar de seizoenen een belangrijke stempel op ons jaar drukken. Of je wilt of niet, je ervaart de seizoenen. Niet alleen om je heen, maar ook in jezelf.

Je moet er misschien echt weer even bewust bij stil gaan staan om dat te ervaren. De seizoenen hebben namelijk geen plek meer in ons werkzame leven. Iedere dag, week en maand zijn hetzelfde. Met hier en daar een vakantie.

Dat is niet altijd zo geweest. Sinds de industriële revolutie is voor het overgrote deel van de werkende mensen een fabriek of kantoor de werkplek. Een plek waar we doen alsof de seizoenen niet bestaan.

Voor die tijd was werk onlosmakelijk verbonden met de seizoenen. Op het land is in de winter weinig te doen. Veel ander werk was afhankelijk van daglicht en dus ook van de seizoenen. Iedereen werkte en leefde als vanzelf in het ritme van de seizoenen.

Laat de seizoenen je (bege)leiden

Ik daag je uit om de seizoenen weer echt mee te maken.

Voelen dat je in de lente staat te trappelen van ongeduld en barst van de ideeën.

Dat je in de zomer lekker doorwerkt, kalmer bent en door bouwt op al dat moois uit de lente. De dagen zijn lang en kunnen eindeloos lijken. Net als je energie.

De herfst gaat over oogsten en verzamelen. De lessen die je kunt trekken uit al die activiteit van eerder. Wat er werkte, wat niet en wat er misschien geheel onverwacht iets heel moois opleverde.

De winter is voor rust. Het is de tijd van terugtrekken. De twaalf heilige nachten, van kerst tot 6 januari, zijn de donkerste en stilste periode van het jaar. Neem de tijd voor die rust.

Wat zou er gebeuren?

Welk effect zou het op je werk en, belangrijker, op je welbevinden hebben als de seizoenen je weer mogen (bege)leiden?

Natuurlijk stop je in de winter niet met werken, met zorgen, met je sociale leven. Nergens voor nodig. Tegelijkertijd ervaren veel mensen dat het in de late herfst en de winter allemaal wat meer moeite kost. Er is minder licht en minder energie. Er is meer behoefte aan rust en slaap en met een dekentje op de bank.

Hoe zou het zijn als je meegaat in die behoefte? Als je daar geen oordeel over hebt en al helemaal geen schuldgevoel.

Je agenda is je belangrijkste tool als het gaat om het organiseren van alles wat je te doen hebt. Zodat je weet of je een belofte doet die je ook echt waar kunt maken. Zodat de mix tussen je werk en privé inzichtelijk is en klopt. Daarom is je agenda de basis voor rust in je hoofd.

Gebruik één agenda

Gebruik één agenda voor alles. Het onderscheid tussen werktijd en privétijd is kunstmatig. Je bestaat niet uit twee verschillende tijdszones. Het is een mix die je het meest soepel samenstelt als je een compleet overzicht hebt.

Er zijn allerlei oplossingen om verschillende agenda’s te koppelen. Dat vraagt even wat tijd om goed in te richten, maar is nog altijd effectiever dan meerdere agenda’s naast elkaar proberen te beheren.

Maak een plan voor je eigen leven

Dat klinkt lekker dramatisch, hè? Terwijl het vooral heel praktisch is.

Veel ligt aan het begin van het jaar al vast. Dat zet je in één sessie in je agenda. Van die dingen die iedere dag (lunch), iedere week (sporten), iedere maand (administratie) of ieder jaar (verjaardagen) terugkomen. Vaak zijn dat de dingen die belangrijk voor je zijn, maar die het zelden winnen als je het daadwerkelijk inplannen laat wachten tot het laatste moment.

Als jij geen plan maakt voor je leven, wordt je ingezet voor andermans plan.

– Remco Claassen –

Dat gevoel aan het eind van de week, je herkent het vast. Je hebt veel gedaan, maar vooral voor anderen. Je eigen prioriteiten hebben het onderspit gedolven. Alweer. Dan is het dus tijd om de regie te nemen en een plan te maken. Tuurlijk blijf je ook dingen voor anderen doen, maar dat doe je veel bewuster en met respect voor je eigen prioriteiten.

Gebruik kleuren voor snel inzicht

Gebruik kleuren om snel te kunnen zien wat er op een dag of in een week gepland staat. Als je drie tot vijf kleuren kiest voor de belangrijkste typen afspraken, maak je inzicht in je tijd heel visueel. Hou het zo eenvoudig mogelijk. Bijvoorbeeld blauw voor werk, groen voor privé en beige voor reistijd. Uitbreiden kan altijd nog.

Een belangrijke categorie die vaak vergeten wordt is de reistijd of logistiek. Wat je in de trein of auto ook allemaal kunt doen; je kunt niet op twee plekken tegelijk zijn. Dus zorg dat dat goed zichtbaar is in je agenda. Logistiek is ook de overgang van de ene afspraak naar de andere, zelfs al zijn die in het zelfde gebouw. Je hebt tijd nodig om het ene af te sluiten en echt bij het volgende aanwezig te zijn. Op die manier plan je rust in je dag.

Pas aan wat niet werkt

We stappen nog wel eens in de valkuil van niet mogen veranderen. Onzin!

Natuurlijk moet je het een tijdje vol houden. Dan weet je wat goed werkt en wat niet. Dat laatste pas je aan. Met dingen stoppen is vaak een heel goed idee.

Niet stoppen met agendabeheer, natuurlijk😉 Stoppen met manieren die niet voor je werken. Het enige doel is dat het rust voor voor jou creëert. Lekker experimenteren!

Hou het bij

Natuurlijk kijk je dagelijks meerdere malen in je agenda. Toch is dat meestal niet het moment om het allemaal weer even door te lopen en voor een ruimtelijke planning te zorgen. Dat doe je wel tijdens je wekelijkse evaluatie. Daarover lees je hier meer.

Als je bent gaan ondernemen om de wereld mooier achter te laten dan je haar vond is het risico groot dat alles aan de kant moet voor de goede zaak. Er is altijd meer te doen. Meer impact te maken. Meer mensen te helpen. Het is funest voor de zogenaamde werk – privé balans.

Dat is niet vol te houden

Ja, veel valt of staat met jou als ondernemer of jullie als oprichters. Vooral in de eerste jaren. Juist daarom is het belangrijk om een goede mix te zoeken tussen werken en andere activiteiten. Dat wat privé, sociaal of zelfzorg heet.

Zoek niet naar balans

Balans is wiebelig. Niet echt stabiel. En wat is die balans dan? 50/50? Of 80/20? Daar ga je niet uitkomen.

Van Dale zegt over balans:

1 tweearmige weegschaal: “de balans doen doorslaan” de zaak beslissen

2 evenwicht: “in balans zijn” in evenwicht; “uit zijn balans raken” uit zijn evenwicht

Dat klinkt als een dun lijntje. Het scherpst van de snede. Het risico dat het doorslaat naar de verkeerde kant is steeds aanwezig. Balanceren is vermoeiend!

Een mix is steeds anders

Het loopt lekker door elkaar, precies zoals jij dat prettig vindt.

Van Dale zegt over mix:

1 Mengsel

2 Gevarieerd geheel

Sommige dagen is het “all work and no play”. Op andere dagen maak je in de ochtend eerst een lange wandeling of bezoek je familie. Het gevarieerde geheel maakt dat het leuk blijft. Dat de energie-nemers goed afgewisseld worden met energie-gevers.

Want laten we eerlijk zijn

Als je vanuit een waarschijnlijk idealistische droom je bedrijf gestart bent, dan is dat nooit echt uit of weg. Het speelt altijd in je achterhoofd. Als het gaat groeien en er komt personeel krijg je er heel nieuwe hoofdbrekens bij. Dat gaat altijd door.

Het is de mix die je brein rust geeft

Daarom gaat het over het energie en opladen, over inspanning en ontspanning. Op die manier bekeken is het opeens heel logisch dat je een rondje gaat hardlopen na een ochtend vol overleggen. Of dat je op zondagmiddag werkt, zodat je op woensdagmiddag bij de voorbereidingen voor de schoolmusical kunt helpen.

Hoe doe je dat dan?

Door een jaarplan te maken. Niet zo één met keiharde doelenstellingen. Deze gaat over ruimte maken voor ontspanning, energiegevers en dingen waar je blij en die je belangrijk vindt. Dat doe je vóór dat die tijd ingenomen wordt door werk.

Het is een heerlijk eenvoudige strategie. In de eerste week van het jaar vul je je agenda met alles wat je al weet; verjaardagen, belangrijke momenten op school, sportmomenten, date night, lange en korte vakanties. Alles dat belangrijk voor je is en een onbetwistbare plek in je agenda verdient. Eens per kwartaal plan je nog een minuut of 20 in om nieuwe dingen toe te voegen of bestaande aan te passen.*

Met deze strategie zal de mix meestal kloppen. Tijdens je maand- of weekplanning kun je nog finetunen en eventuele conflicten oplossen.

Verwar eenvoudig niet met makkelijk

De strategie mag dan eenvoudig zijn, dit consequent volhouden vraagt iets dat we als mens nogal moeilijk vinden. Nee zeggen.

Je wilt de ander niet teleurstellen (niet jouw verantwoordelijkheid), het is allemaal belangrijk (nee hoor), het is allemaal leuk (teveel leuk is ook niet fijn). Ik ken ze allemaal en val ook nog wel eens in één van die kuilen. Maar oefening baart kunst. Hou vol. Denk aan die mix! Wanneer is die goed? Wanneer doet het wonderen voor je energie? Als het werkt wil je nooit meer anders.

*Lees je dit in een andere maand dan januari? Update dan je agenda voor de rest van het jaar in de komende week en zet meteen een herinnering in je agenda of takenlijst voor aanstaande januari. Niet te lang over nadenken, gewoon doen!